コールセンター業績アップ 勝てる秘策

 

コールセンター業績アップ 勝てる秘策

Ｅメール対応の常識

Ｅメール対応の常識

■添付ファイルに注意

容量の大きな添付ファイルについては、受信者側の条件・制限等により受信ができない場合があります。大容量のファイル（１～２MBを越えるようなもの）を送る場合には、あらかじめ先方に確認して送信します。（もしくは送信後に到着確認）容量の大きいファイルは圧縮などを行って送るのがマナーです。

また、ウィルス対策は、Ｅメールを利用する上での必須のマナーといえます。会社の方針・指示に従った適切な対策を講じましょう。


■メールは誤読されるものと思うこと

連絡・通知文書に限定しておいた方が無難です。

特に、交渉には利用しないようにしましょう。挙げ足を取られるリスクがあるからです。また、感情的な文章は絶対に書いてはいけません。そのためには形容詞はなるべく使わないほうが無難です。

万が一、メールのやり取りで「ムッ」とすることがあったら、すぐに返信せず、しばらく時間を置いて気分を落ち着かせてから電話をしてみましょう。


■メールアドレス・個人情報の扱いは十分に注意を

メールアドレスは重大な個人情報ですので、取り扱いには十分に注意しましょう。複数人に同時に発信しても、お互いのメールアドレスが分からないようにするには、ＢＣＣを利用するのが一般的です。

また、メールアドレスを含む個人情報は重要な情報資産です。漏えいその他の事故は絶対に防がなくてはなりません。企業はセキュリティポリシーや取扱基準を設け、リスク管理を行っています。

メールに関しても、一般的な知識に加えて、会社・所属部署におけるルールをよく理解し、事故の回避に努めましょう。

・個人情報・機密情報を、メール本文に記載しない
・個人情報・機密情報を含む添付ファイルは暗号化・パスワードを設定する

などの、必要な処理をした上での利用となります。


■文字化けしないよう注意～文字化けするか、迷う文字は使わない

機種依存文字や半角カタカナは、相手先のパソコンで文字化けする場合があります。また、ＨＴＭＬメールはセキュリティソフトで受信拒否される場合がありますので、テキスト形式を使用しましょう。

☆来週につづく

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