ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座（２）～報告書②

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座【２】

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座（２）～報告書②

■文字量に着目する

文字量を気にしながら報告書を作成すると、目的に合った上手な報告書が書けます。「報告書」を３種類に分け、見本として下記に書かせていただきます。

＜文字量の例＞

１. 一言の報告書を作るときは、「５０字」＝１５秒で話せる分量。

２. 簡潔な報告書を作るときは、「２００字」＝１分程度にまとめる。

３. 一般的な報告書を作るときは、要旨「２００字」、詳細内容「Ａ４用紙２～３枚」

報告書を提出する際、口頭で内容を求められることが多々あります。ですから、報告書の内容・枚数に関わらず、一言（１５秒、５０文字）、１分（２００字程度）で話せるように、内容を声に出してチェックをすることが大切です。

■全体的な「見栄え」に注意する

忙しい上司や顧客は、報告書を読むに値するかどうかを、資料の「ぱっと見の美しさ」から、まず判断します。見栄えにも配慮があれば、内容もよく吟味され、確かだと見なされます。

＜「見栄えが美しい」３つのポイント＞

１. 文章のまとまりごとに、適度な余白があること

２. 文の長さや、文頭がきちんとそろっているなど、構成・レイアウトが整っていること

３. 相手に理解して欲しい点が「見出し」になっていて、一目で分かるようになっていること

■報告書の具体的な書き方

報告書の具体的な書き方は次の通りです。

１．表題

文書の概要が一目で伝わるように、１５～２０字で具体的に書きます。特に、日付、具体的な報告内容を表題に込めると、内容を理解しやすくなり、中身を詳しく読んでもらえます。

例）△「出張報告」

　　△「安心メディカルへの出張の件」

　　○「安心メディカル本社への「とるとる」販売に関する出張報告」

２．本文

簡潔に「掲題（表題・標題）の件につき、下記の通り、ご報告いたします」と書きます。その後で、文書の場合は「記」と記し、箇条書きで各項目を続けます。最後は「以上」で締めます（メールの場合は、「記」を省略し、以上で締めます）。

３．状況説明

状況説明は項目分けして箇条書きにして書きます。将来、万一、トラブルが発生した場合には、重要な証拠にもなりますので、あくまで正確に書いてください。

※役職順など社内序列の順番（えらい順）に書くのが基本

※西暦、２４時間表記で書く

※場所は詳細（会議室名まで）も書くこと

※役職、名前を省略せずに書くのが基本（名前＋肩書きでも可）

４．要旨の作り方～重要な内容を３つ程度でまとめる

前回、要旨は文章を作って、その内容を要約し、最後に作るべきものだとお話しました。報告書に「内容要旨」が必要な理由は、読み手がそこを見て、すぐに報告書の「結果」（結論）が理解できるためです。報告書を読むのは、自分より立場が上で、忙しい方が多いです。そのような方は、報告書の文書などで、余計な時間を取りたくないと考えています。

（１）報告書の「内容要旨」は重要なことを３つ程度書く

（２）分量としては３行程度（５０字程度）～人が一度に理解しやすい分量はこれぐらい

（３）報告相手（上司）の知りたいことを書くよう心がける

このような内容であれば、上司は要旨を読むだけで内容が分かり、次の対応の判断を下すことが可能です。簡潔な報告書を求められた場合は、ここまでのような内容で十分です。また、重要なのは、結果を報告するだけではなく、次に「どのようなアクションをするか」ということを報告書に盛り込むことです。

☆次回は報告書作成における注意点についてご説明します。お楽しみに！