ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座（７）～企画書②

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座【７】

ＩＴ系・理科系マネージャーのためのビジネス文書講座（７）～企画書②

「企画」は、まずアイディアを出すところから始まります。
　
アイディアを具現化したら、現場や現物からデータを取り、自らデータを調査・検証します。自分の目で真実を追究する事が肝心です。

■データや作業工程を「見える化」する

　数値を説明する時、グラフは有効です。表の数字を挑めていたのではよくわからないのに、グラフにすると、ハタとひらめくことも、よく経験することです。グラフは"目でみるデータ"なのです。

　一見、数値化しにくいものでも、数値化は可能です。みえない現実を数値化してみると、その現実を直視することができるものです。

　○現実を「数値化」する方法

　　効率が悪い→「一定時間に処理できる枚数を数える」
　　ミスが多い→「ミスを数える」「ミスのため増える仕事時間を計る」
　　狭い→「面積を測る」「個数を数える」
　　疲れる→「歩数をはかる」「残業時間を集計する」

　数値化の意義は、他の人に改善活動の意義を分かりやすく説明し、改善の結果を明確にするためにも極めて重要です。
　
　また、作業工程を見えるようにしたフローチャート・流れ図を作成し、工程分析する方法もあります。こうやって解決できる問題も多数あります。

■「特性要因図」から原因は何かを体系的に考える

　私たちは、ともすれば結果としての現象（特性といいます）だけ見て、性急に対症療法的に行動を起こしがちです。たとえば、熱があるからといって、すぐ解熱剤を飲むというのは対症療法の典型です。熱があるのはなぜなのかをつきとめ、熱の原因をとり除くための療法をしなければなりません。

　しかし、一つの結果を生じさせる裏にはたくさんの原因があるはずです。しかも厄介なことは、原因がはっきり分からなかったり、原因が複雑に絡みあっていたりするのが普通です。

　この場合も「見える化」することが、解決への第一歩となります。

　何か解決すべき問題が生じたら、結果に関係（因果関係）がありそうな事項を思い当る限り挙げて、流れ図にしてみます。それを「特性要因図」といい、原因が何であるかを探すために有効な一覧表となります。

　ひとつの方向だけから見るのではなく、多角的に見ることによって、別のポイントや見えなかった観点に気がつくことができます。

■企画を立てる際に忘れてはいけない７つのポイント

　１．目的が明確であること～「何のために」作るのか？

　２．公共の福祉の向上に役立つこと～世の中の役に立つことは
      当然必要

　３．ＳＯＭＥＴＨＩＮＧ　ＮＥＷがあること
　　　～新しい魅力がないとなかなか高い評価は得られない。
         目新しいこと！

　４．自分の部署の業務に関連すること
　　　～部署の主な業務と大きくかけ離れた企画は非常に難しく、
         リスクがある点に注意

　５．費用対効果が説明できること
　　　～当然ながら費用対効果が明確に説明できないと実施できない

　６．スケジュール感は明確にすること～１００年後の案件であっても・・・

　７．リスクがあるならそれも明記すること（考えること）
　　　～事前に想定されたリスクは、対応可能

■事業計画の重要性

　企画を単なるアイデアで終わらせないためには、事業計画は必ず必要です。いかに企画が独創的であり、斬新であっても、組織としてそれを行うためには、投入可能な投資額、人員、期間に制限があります。また、需要予測も必要です。良くない結果を招かないよう、甘い計画でないかどうか、必ずチェックすることが求められます。

　☆次回はいよいよ「企画書作成」段階に入ります。お楽しみに！