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時間の使い方が分かる「タイムマネジメント研修」

フレッシュな新入職員も仕事に慣れてくると、次第に業務を早くこなせる
ようになります。とはいえ、仕事はその経験とともに「増える」もの。
ひとつの業務をスピーディーに片付けられるようになっても、どんどんと
次の仕事が降って来ます。

特に、新人・若手職員様にとっては、その「次の仕事」が「初めての仕事」
であることも多いのではないでしょうか。

そんな時、「これまでやってきた」仕事のスピードをいかに早く終わらせ
られるかが、「仕事を早く終わらせる」カギになってきます。特に、単調に
見える作業ほど、「ムリ・ムダ・ムラ」がないかを検討し、改善していく
ことが必要になってきます。

今回ご紹介する「タイムマネジメント研修」は、いわゆる「時間管理」の
一歩手前の研修です。すなわち「日常業務をすばやく終わらせる」ため
の研修です。新入・若手職員様にぴったりの研修だといえるでしょう。

⇒タイムマネジメント研修について、詳しくはコチラ

■時間の重要性を知り、「早く仕事をこなす」方法を考える

ビジネスの現場にいるものにとって、スキルアップとは、すなわち
「数多くの仕事を高いレベルでできるようになること」です。

つまり、ビジネスパーソンとして成功したいなら「ひとつの業務を
なるべく早く終わらせて次の仕事に移ることができる」ことがとても重要
なことだといえます。

本研修の冒頭では、自分のコスト・時間の使い方を改めて考えると
ともに、早く仕事を終わらせるために「仕事の受け方」「仕事の進め方の
手順」について意識を高めます。

■早く考え、早く書くために

仕事とは、じっくり時間をかければその品質が上がるものだとは一概には
言えません。限られた時間の中で、最大限の知恵を絞って考えた方が
良いアイデア・成果が出てくることも多いのです。

その際に「論理的に」物事を考える力を持っていれば、頭の中で
すばやく思考の整理ができます。そこで、「すべての仕事の大前提
としての」ロジカルシンキングについて、最初に学んでいただきます。

その後、個別のスキルのスピードアップを図ります。

⇒ロジカルシンキング研修について、詳しくはコチラ

■個別のスキルとは

この研修では、どんな職種のどんな部門の方でも必要になってくる
次の３つの業務について「早く終わらせるために」何をすべきかを
お伝えします。

まず、「ビジネス文書」です。これは庁内・庁外文書といった正式な文書
だけではなく、日常のあらゆる場面で作成する文書を想定しています。

「自分の立場・読む相手を踏まえ」、端的でわかりやすい文書を、誤りの
ないように仕上げることができれば、いわゆる「書き直し」の手間も省け、
大幅な時間短縮になります。

また「電話応対」をスムーズに行うことも、「効率アップ」のポイントです。
例えば、外出している職員宛に電話がかかってきた時、相手に聞いて
おかなければいかないことをきちんと把握していれば、その相手に
何度も同じことを聞いたり、かけ直したりする時間が短縮できます。

また「相手に不快を与えない」応対をすることで、「クレームの発生」も
防げますし、それにとられる時間を創出してしまうこともありません。

そして、「早く話す」ことも大切なことです。もっともこれは、「早口」
になることではありません。自分の伝えたいことを、的確に、相手に
理解されやすく伝えること。これが重要です。

「話す前」にきちんと準備をしないといけないこと、相手への配慮を
もって伝えないといけないこと、そして何より「早く報告する＝
ホウレンソウ」が大事であることを、具体的にご説明します。

以上３つのスキルは、自分自身の時間の短縮になるばかりか、
相手の時間もムダにしないことになり、友好なコミュニケーションの
構築にも非常に効果的といえるでしょう。

　⇒「３つのスキル」について、詳しくは下記をご参照ください
　　・ビジネス文書研修
　　・電話応対研修
　　・クレーム対応研修

■仕事を早く終わらせるために、目標を立てる

研修の最後は、「目標の設定」です。受講者個人が「ムダな時間を
かけているな、もう少し早く終わらせたいな」と思っている部分を、
改善するために何をするか、はっきりとしたスケジュール感を持って、
計画していきます。

作成したシートは、研修後各職場に持ち帰り、実践することが
重要ですが、研修中に詳細にシートを作成しますので、即「次の日
から」実行できます。

以上が主な研修の流れです。新人フォローアップ・採用２～３年目
研修に最適な研修です。今年度のフォローアップ研修の内容が
決まっていらっしゃらない自治体様にもぜひオススメしたい研修の
ひとつです。

⇒新入社員フォロー研修について、詳しくはコチラ