インタビューで聞く成功した人の「リアル」ノウハウ

 

インタビューで聞く成功した人の「リアル」ノウハウ

「ビジネス文書指導を通じて仕事力を高める！（１）」

「ビジネス文書指導を通じて仕事力を高める！（１）」

■内容概略
「社員の書いた報告書の内容が分かりにくい」
「お客様から社員の書いた文書に対するクレームが来た」といったことはありませんか。
もちろん、内容に問題のある場合もありますが、ビジネス文書を書く力が欠けている事が多いのも事実です。実は、文章力は想像以上に簡単に伸ばすことができます。
社長ご自身が「私はどうも文書を書くのが苦手なので、指導なんてできない」とお考えの場合でも心配はいりません。指導のポイントはごくわずかです。
今回は、社長や管理職の方が、すぐに部下の文書指導ができるためのポイントをご説明いたします。
■本文
「文書なんて書けなくても仕事をできる人はできる」これは正しいです。
しかし、「書く」ことが上手にできれば、結果的に報告能力や仕事の手順の効率化など、
業務遂行能力の向上にもつながります。結局、文書作成は仕事の基本となります。
（１）「ビジネス文書は相手の立場に立って書く」を教える
ビジネス文書は、自分の「言いたいこと」を書くものではありません。あくまでも、相手の立場に立ち、相手が読みやすい内容を書くことが求められます。この点をまず理解させてください。
一般的にビジネス文書は、部下から目上の方に提出されることが大半です。そこで、みなさんがどのように文章を読んでいるかを部下に教えると効果的です。こんな風に読まれているのではないでしょうか？
１）まず、「表題」を読んで、「案件」の内容をおおまかにつかむとともに、その案件の優先順位や重要度を見極める。
２）次に最初の２～３行をざっと読んで、内容が理解でき、読む価値がある内容かどうかを判断する。
３）最後に、精読する。しかし、あまり長い文章だと、読むのを中止し、部下を呼ぶ。
精読し始めるまで、"約１分間"というところではないでしょうか。部下の方にも、このような社長の文章の読み方を知ってもらい、これに合わせて文章を作成するように指導します。まず、この流れを理解させる事で社長の手間はずいぶんと省けます。
（２）分かりやすい文章を書くポイント
小学生の時に書いた作文のように、思いつくままに書かれた文章に接する事があります。子どもだったら許されますが、ビジネスにおいては失格です。では、どういった文章が求められているのでしょうか？
さきほども言ったように、ビジネス文書は、当然、「読み手」が読んですぐに分かるような構成でなければなりません。
１）文章構成は、「表題」⇒「結論」⇒「理由」の構成で
まず、文書は、
ａ．数秒で内容が分かる「表題」、
ｂ．１０秒で分かる「結論」、
ｃ．その後３０秒で「理由」が分かる内容
であることがベストです。
２）分量は２００字程度にまとめ、一文５０字程度で書く事を徹底する。
１分程度の短い時間で内容が分かるようにするためには、文章全体で２００字程度、一文は４０～５０字程度で書かれているのが理想です。
実際、仕事の報告を１分間で実施している場面を想像してください。だいたい報告は、結論と理由が３つ程度で構成されていますから、５０字×４つで合計２００字程度になります。
２００字でまとめる事ができれば、文書力が向上するだけでなく、同時に報告・説明力も向上させる事ができます。
実際の指導としては、長い文章を分割して、１文を短くするのが有効です。また、音読させて、読みづらいかどうかをチェックするのも有効です。
３）求められる文書の内容～「主語」「述語」が明確。具体的な数値が入っている
ビジネスでは、「立場」、「行動」、「要求」が重要になります。「誰」が「何」をしたのか？（求めているのか？）によって、自分の取るべき行動が決まってくるからです。
また、ビジネスは基本的には感覚などの「抽象的」な世界ではなく、金額、数量、時間、固有名詞などの「具体的」な世界です。よって、「具体的な内容」が文章に必ず入っている必要があります。
さらに、内容に関しては、自分の立場を踏まえ、合理的な内容になっていることが基本です。
この場合、合理的な内容とは、ある意味「利益」や「損失」などを踏まえた内容になっているということです。　
・売上げ（収益）の拡大、減少に関係した内容か？
・大きな意味でコストアップ・ダウン、ロスの発生・防止に関係した内容か？
・・・などを理解させます。
　
加えて、専門用語や外国語の使用も最小限になっているか確認すべきです。
（３）書き手の立場が明確である
文章を書く上で、最も大切なのは、文書の書き手である自分の立場が意識できているかです。　
この視点が欠けているとどんなに美しく、内容が素晴らしい文章でも、使えない文章となってしまいます。
実際、「部下の文章が下手だな」と感じる場合は文法がおかしいというより、自社の立場が分かってないという場合が多いように思います。部下に文書指導をする際には、必ず書き手（自社）の立場や書く目的が何なのかをしっかりと確認する必要があります。
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▼インソースの『ビジネス文書研修』の特徴
（１）分かりやすい文章の"型"を身に付ける「文書鍛錬」
（２）「要を得た文書」を書く２つのポイントを身に付ける
Ａ：報告すべき重要なポイントを「見極める」力
Ｂ：文書を「削り」、要点だけをしっかり把握する力
（３）「文書作成」で「プレゼンテーション」力もアップ
（４）「ビジネス文書評価シート」の活用
　　　
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