官公庁・自治体・独法：研修ニュース

 

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【研修紹介】「ビジネス文書研修」

【研修紹介】「ビジネス文書研修」

■文書作成　～ネックは文章力

官公庁の業務の場合、事務は「文書に始まり文書に終わる」と言われていると聞きます。それだけ、文書が重要といえますし、文書事務の処理が正確・迅速かで業務の効率が大きく違ってくるでしょう。

分かりにくい文書では、組織内では手戻りのムダが発生しますし、組織外では、改めて、説明する手間が出てくるでしょう。内容によっては、大きなクレームにまで発展するかもしれません。

研修の事前課題を拝見していると、文書作成を苦手とする若手職員は多いようです。
時候の挨拶、決まった言い回しに始まり、組織特有のルールなど規則・規定に関わるものと文書を構成する文章そのものの書き方などの文章力と悩みは様々です。
ただ、ルールの場合、ネットや辞書、手引きで調べ、覚えれば、解決できます。

やっかいなのは、文章力です。

■ポイントは自分の立場、相手の状況・状態を考えること

営業マネージャー時代、部下の提案書を確認すると、稚拙な文章の場合、必要項目は揃っていても、手直しではきかず、結局、自分が作り直す破目に陥っていました。
文章力がないと、相手に伝わらないということもありますが、確認する人に余計な時間を取らせる、不要な作業を増やすことになってしまいます。

では、ビジネス文書において、分かりにくい、読みにくい文章はどのようなものでしょうか？特徴は３つ挙げられます。

まず１文が長いことです。インソースでは、１文を５０字以内でと指導しております。

次に主語と述語の関係が不明確なことです。よくあるパターンは途中で主語が変わっているものがあります。

最後に、書き手としての立場や読み手の状況や状態を考えていないことです。

私はこれが文章を分かりにくいものにする一番の要因と考えています。住民あてなのか、上長に対してなのか、はたまた組織内で広く読んでもらうためのものなのか、これを押さえるだけで、文章がぐっと分かりやすくなります。

うまく文章を書けないとお悩みの方々には、上記３つを押さえていただければと思います。上司の方は部下の方にぜひお伝えください。

もちろん上記の３ポイント以外にも多くのコツがあります。
こちらは弊社のビジネス文書研修でぜひ習得いただければと思います。


【ビジネス文書研修ラインナップ】　　

　　
ビジネス文書の作成スキルは理論を理解し、実践することで磨かれます。本研修は、理論を学ぶ基礎編と演習を繰り返す実践編とで構成され、明日からすぐに役立つ研修となっております。

　　
研修受講後、通信添削を実施し、研修で学んだことを忘れないうちに繰り返すことでスキルの定着をはかれる研修です。　
　　
　　
自分で文書は作成できても、いざ部下に教えようとすると上手くいきません。本研修では、文書作成を部下に教える際のポイントを学べる内容となっております。
　
　


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その他、お客様のご要望に応じて必要なカリキュラムを作成させて頂きます。
是非、お気軽にお問い合わせ・ご相談下さいませ。

電　話：０３－５２５９－００７０
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