５Ｗ１Ｈで報告上手になる

今から知っておく社会人の基本【３】

５Ｗ１Ｈで報告上手になる

社会に出て、戸惑うことのひとつに「報告」があります。

自分ではきちんと報告しているつもりなのに、上司からは「報告が不十分で、あいまいである」と言われてしまうのです。これは、組織で必要なものの考え方（フレームワーク）が身についていないことが原因です。そこで今回は、社会人になったら必要になる、報告のフレームワークについてお伝えいたします。

■「５Ｗ１Ｈ」のフレームワーク

フレームワークと言っても難しく考えることはありません。文書の基本、５Ｗ１Ｈ【Ｗｈｏ（誰が）、Ｗｈａｔ（何を）、Wｈｅｎ（いつ）、Ｗｈｅｒｅ（どこで）、Ｗｈｙ（なぜ）、Ｈｏｗ（どのように）】を押さえることができれば十分です。

例えば、「××という資料のコピーをいただきたいのですが・・・」というような内容を上司にお願いすることは職場においてよくあることですが、これは「Ｗｈａｔ（何を）」「Ｈｏｗ（どのように）」しか含まれていない不完全な文です。上司と情報の共有ができていれば、不完全な文で考えを伝えることも可能ですが、忙しい上司が相手の場合、なかなか正しい意味は伝わりません。

本来であれば「私が（Ｗｈｏ）、××という資料を（Ｗｈａｔ）、６月１５日の１０時までに（Ｗｈｅｎ）、部長の手元に（Ｗｈｅｒｅ）、お客様との打ち合わせ用に（Ｗｈｙ）、コピーで良いので（Ｈｏｗ）欲しい」というように伝えるべきです。

■徹底した「なぜ」で５Ｗ１Ｈの精度を高めることが仕事に熟達すること

加えて重要なのは、５Ｗ１Ｈの「精度」です。「１０時」と言っても「打ち合わせが１０時に始まる」のであれば、遅くとも９時には渡さねばなりませんし、「１０時に部長が自席で資料に目を通す」のであれば１０時丁度に渡しても問題ありません。

精度を高めるための唯一の方法は「なぜ？」と疑問を持ち、確認を繰り返すことです。そうすることによって、職場で求められる精度が分かり、仕事の熟達につながるのです。

☆次回もお楽しみに！

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