新入社員研修　成功のヒケツ36話

 【議事録の書き方】

新入社員研修　成功のヒケツ36話

「上司が唸る議事録を書くポイント」～議事録の書き方（１）

議事録の書き方 【1】

「上司が唸る議事録を書くポイント」～議事録の書き方（１）

■読み手が知りたい事を考えて書く
「議事録」においては、読み手（ほとんどの場合、上司やお客さま）が知りたい事を書いてある文章であることが求められます。
何よりもまず、誰がどのような目的意識で読むかを意識して書くことが「ほめられる」議事録を書くためには重要です。
■簡潔に書く
簡潔とは、端的に言うと「１文５０字×４行＝２００字程度」で書くことです。この内容なら一目で読めます。
ただし、議事録には、端的であると同時に詳細な内容も要求されますので、要旨を２００字程度で書く事を心がけてください。
■ぱっと見て美しく書く
上司は文書をまずは中身より「美しさ」で判断しています。文頭、文末のそろい方など、紙の上でのバランスが大切です。
　
なぜ、美しさを最初に見るかと言えば、「読むに値する」かどうかを、「細部まで気が遣われている」ことで判断できるからです。
※見栄えのポイント
（１）適度な余白があること
（２）文字が一方に片寄っていないこと
（３）できるだけ一文の長さが揃っていること
■議事録の流れに従って書く
議事録には形式があります。後ほど書きますが、日時、場所などを自らの組織で定められた順番にならべれば合格です。
その理由は、上司など読む人の「理解の流れ」が決まっており、それと同じであれば、理解しやすいためです。
■議事録はピラミッド構造になっている
議事録は上記の項目で構成されていますが、これらのうち、「標題」「内容要旨」「詳細内容」は、実は大きな３つの階層を持っています。
それを図に表すと以下の通りになります。
※「議事録」のピラミッド構造の図はこちら
この図の、「詳細内容」の部分が、会議での発言をまとめたものに当たります。その上の「内容要旨」は、その「詳細内容」をまとめたものになります。そして一番上の「標題」が、「内容要旨」を一言で表す、会議の内容を総括したものになります。
さらに先ほどもお話しましたが、「詳細内容」の部分も、以下のような３つの階層を持っています。
※「詳細内容」のピラミッド構造の図はこちら
「見出し」は「小見出し」の要約、そして「小見出し」は「説明文」の要約になっています。
このように、上に行くほど内容が要約され、下に行くほど内容が詳細になります。
　
ビジネス文書全体はたいていこのような構造をとっているので、それを意識して文書を作成することが必要です。
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