新入社員研修　成功のヒケツ36話

「新人のための議事録の書き方３」

■前回までの復習
　
これまでの内容を簡単にまとめておきます。
　
１．まずは思いっきり「メモを取ろう」
　・誰でもできる「記録のとり方」～会議全部記録
　・「録音」から「文字おこし」は不可
　・ノートの文字を文章にしていく
　　（１）主語を加える
　　（２）文を意味が通る様につなぐ

２．同じ内容をまとめる（編集する）
　・同じような内容をまとめていく～意味の固まりづくり
　・大きな意味の固まりを「読み手に合わせて」並べなおす
　・各固まり内で意味の通る文章にしていく

■議事録の形式

議事録には、「決まりきった形式」があります。一般的にビジネス文書には、形式があり、少し慣れれば、誰でも書けるようになっています。ですから、そんなに難しいものではありません（今だから言えることかもしれませんが）。

さて、その議事録ですが、一般的には、以下の順で記載します。

（１）日時

「日時：２０１０年４月１３日　１４時３０分～１６時２５分」

※西暦使用、２４時間表示
　
これは、会議の開催された日と時間を具体的に書きます。場合によっては、裁判の証拠になるものですので、詳細に何時何分のレベルまで、きちんと書きます。
　
対外的な文章では「平成２２年」と年号を使うのが「公式ルール」ですが、一般的には西暦で書きます。また、２４時間表示で記載するのが間違いが少ないと思います。

（２）場所

「場所：株式会社インソース商事本社６Ｆ会議室」

これも同様です。正確に記録します。上司に商談を報告する際には、特に重要です。
　
対外的な会議では、会議開催場所によって会議のレベルが読み手に伝わります。相手が自分たちをどう扱っているか？など、伝わるものです（一般的に大事な話は、いい加減な場所ではやりません）。

（３）出席者

主席者：先方　インソース商事　総務部　原部長、高橋課長、
　　　　　人事部　坂本次長
　　　　　当方　営業部　金本部長、城島課長、檜山　　

まずは、お客さまから、また、偉い順に書きます。この場合、××商事○○部△△部長　というように書きます。役職も必ず入れておきます。また、原則同じ部署の人は順番に並べて記入します。

■出席者の序列を間違えない

気をつけないといけないのは、部署の序列です。あらゆる組織には、例外なく序列があります。これを間違えたら、いくら議事録の内容が良くできていても、「甘いね」とか、「まだまだ若いね」と笑われてしまいます。

プロのビジネスパーソンは序列を間違えないで下さい。間違えていいのは新人だけです。

インソースでは、コンサルティングも実施していますが、かならず、先方に「社内序列」を聞いて確認しています。

※次回は「本文を必要十分な材料で簡潔に書く！～こんな時どう書く？文書作成のケーススタディ」についてお話いたします。お楽しみに！
　

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