「新人のための議事録の書き方４」

■前回までの復習
　
これまでの内容を簡単にまとめておきます。
　
１．まずは思いっきり「メモを取ろう」
　・誰でもできる「記録のとり方」～会議全部記録
　・「録音」から「文字おこし」は不可
　・ノートの文字を文章にしていく
　　（１）主語を加える
　　（２）文を意味が通る様につなぐ

２．同じ内容をまとめる（編集する）
　　・同じような内容をまとめていく～意味の固まりづくり
　　・大きな意味の固まりを「読み手に合わせて」並べなおす
　　・各固まり内で意味の通る文章にしていく

３．議事録の形式
　　・日時
　　・場所
　　・出席者
　　※注意）出席者の序列を間違えない　

■こんな時どう書く？　文書作成のケーススタディ

【例１】ある営業会議の議事録～話の内容が整理されず、不明確な場合

営業部長「今月の売り上げをどうやってつくるのか？」
　　　　　　「新規先を回るのか？」
　　　　　　「それとも既存先に行くのか」
　　　　　　「そうそう新規先と言えば、例の大曲商事の方はどうなってる
　　　　　　　のかな？」
　　　　　　「最近訪問した、あの何て言ったかな？
　　　　　　　日本ベースボールの案件は取れたのかな？」
　　　　　　「日本ベース商事はどうなっているのか？
　　　　　　　最近、売り上げが落ち込んでいるようなんだが・・・」

というように、整理されずに話されているものを、議事録で書くとすると、以下の様になります。

■内容を要約してタイトルをつける

・当月営業拡大策について

「当月の売上目標達成の為に、対象ターゲットを新規先、既存先に関わらず、検討すべきである。特に、新規先の大曲商事、最近訪問先の日本ベースボールの進捗確認が必要と考える。加えて、日本ベース商事の売り上げが落ち込んでいる件は調査が必要である。（営業部長）」
　
実際に行った事は、

１．言葉を言い換えて文章らしくする

「今月の売り上げをどうやってつくるのか？」→ 当月の売上目標達成の為に

２．言葉に表れていない部分を推測して補記する

「日本ベース商事はどうなっているのか？　最近、売り上げが落ち込んでいるようなんだが・・・」→ 日本ベース商事の売り上げが落ち込んでいる件は【調査が必要である】

■切れ目のない会話の場合

【例２】あるコールセンターでのインタビューの議事録～会話に切れ目がない場合

Ａさん「アウトバウンド業務の特徴としては、実際に電話をこちらからかけるわけですから、こちらが伝えたいことをきちんと伝えるスキル、それと、お客さまのおっしゃっていることをきちんとお聞きするスキル、特にお客さまがお話されているのにかぶせて、お話するなんてことはが多々みられます。実際に営業電話をかけて、目的を達成するためには、言葉のキャッチボールをうまく延々やっていく必要があります。特にお客さまにとって、アウトバウンド電話は必要ないものであり、聞いていただくためには延々お客さまにとってのメリットを話します。それからお客さまの心にそわないようなお話をしたりしないスキルが必要になります」

というように、切れ目なく、話されるのが一般的です。

これを議事録で書く場合、以下の様になります。

■やはり内容を要約してタイトルをつける

・アウトバウンド業務について

アウトバウンド業務で必要となる特徴的なスキルは以下の３点です。
　
１．当社が伝えたいことをきちんとお客さまに伝えるスキル

２．お客さまのおっしゃっていることをきちんとお聞きするスキル～お客さまの話にかぶせて、話す場合が散見される

３．お客さまと言葉のキャッチボールを上手に実施できるスキル～お客さま7のメリットを強調し、心にそわないようなお話をしない

実際に行った事は、
　
・主語を追加し、不要と思われる部分をカットする

「＜実際に電話をこちらからかけるわけですから、こちらが＞伝えたいことをきちんと伝えるスキル」→【当社が】伝えたいことをきちんとお客様さまに伝えるスキル

議事録の難しさは業務に対する自分の理解に基づいて、「言い換え」たり、「補記」したり、「省略」したりする点にあります。

話し言葉は、残念ながら、そのままでは文章になりません。よって、でき上がった議事録にはどうしても、書き手の「つくった部分」が入っています。ですので必ず、上司（場合によっては取引先、交渉相手）に回覧して中身を確認してもらい、後から、「言った」「言わない」にならない工夫が必要です。

事録の書き方は、今回で終わりですが、あらゆる文章を書くためのポイントは、別途、弊社ＨＰ「ビジネス文書作成のポイント」をご覧下さい。

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