新入社員研修　成功のヒケツ36話

 【整理力を身につける】

新入社員研修　成功のヒケツ36話

新人に伝えたいこと６

整理力を身につける

新人に伝えたいこと６

■整理力を身につける
皆さまは、日々与えられる業務をその都度処理するのに精一杯で、いつの間にか机の上が雑多な書類やファイルであふれかえっていた経験はないでしょうか？
余裕がないときは、誰しも身の回りだけでなく、頭の中すらも、きちんと整理できないものです。しかし、余裕がないからといって、雑多な情報や知識を積み上げているだけでは、効率的な仕事の仕方とはいえません。
もちろん新人にとっても、社会人として「整理力」を身につけることが望まれます。まずは「整理力」の第一歩として、考え方や行動をルール化するところから、始めさせるとよいでしょう。
■考え方・行動をルール化する
最も効率がよく、ムダのない仕事の仕方とは、「いつ」、「誰が」やっても、同じような結果が出ることです。そのためには、一つひとつの考え方・行動をルール化することが重要です。皆さまが最もお困りであろう、「ＰＣ内のデータの整理」を例にとって説明します。
１．「削除」ルールを決める
データの内容が必要な情報かどうか判断
⇒不要な情報であれば削除（迷ったら保留）
⇒必要な情報であれば、「簡単に探せる」というルールで整理します。
２．「簡単に探せる」ルールを決める
必要なデータは「時系列」、「５０音別」などの基準で分類し、分類ごとに統一された位置に保管します（ネーミングも統一）。
２－１：ファイル名で内容がわかるようにする
データ保存時のネーミングルールが社内で決まっていないときは、以下のようにネーミングルールを決め、「削除サイン」をつけて整理すると便利です。
　例）100925　△△費見積書（□□株式会社）（山田太郎）●
　→日付＋内容＋顧客名＋担当者名＋削除サイン
（●３ヶ月後削除、○１年後削除、無印は保存要）
２－２：ファイル名で最新版がわかるようにする
データをコピーし、修正するような場合、同じような内容のデータが混在し、どれを使ってよいかわからなくなってしまいます。よって、データをコピーする際には以下のようなルールが必要です。
（１）「最新版」「修正版」のようなネーミングは避け、タイトルに日付を入れて管理
（２）旧データは必要なければ随時削除。迷ったら、●（３ヵ月後削除サイン）をつける
　　　
■総合的な整理力を身につける
このように、新人にはまず「ＰＣ内のデータ」「名刺」「カバンの中」など、身の回りにあふれかえっていることの整理から覚えてもらいます。やったほうがいいとわかっていても、なかなか手の回らないものばかりです。
次に、「仕事の整理」ということでは、特に「時間の管理」が必要となります。タイムマネジメントの基本を学び、ＩＴ化による省力化などにより、効率的な時間の使い方ができるようになることが理想です。また、「頭の整理」については、論理的なものの考え方、すっきりとアイディアを整理できることが望まれます。
このように段階を踏んで「身の回りの整理力」「仕事の整理力」「頭の整理力」を身につけられれば、総合的に明日から何をすっきりさせていこうか、ということが自分で考えられるようになるのです。
☆この項終わり。次回より新シリーズが始まります。お楽しみに！
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