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研修"かわら"版：「段取り研修」

年末から年明けに向けて、来年度職員研修の予算や内容を正式に決定しないといけないという研修ご担当者様も多いようです。
　
あれやこれやで多忙を極めていると、ついつい目前の仕事を片付けることに終始してしまいがちです。また、「自分のことで精一杯」にもなりがちです。しかし、忙しいときに限って、何か悪いアクシデントが起こったりするものです。

例えば、
　
１）部下や後輩への指導を怠ってしまった挙句、信頼を失ってしまう
２）非常に重要な業務だったのに、急ぎではないために放置してしまい、後で大変な思いをする　
３）トラブル発生時に統一されたルールが無いために、さらに大きな問題が発生する　などなど。

そんな忙しい皆様、特に職場のまとめ役である「管理職・リーダー」の方にお薦めなのが「段取り研修」です。

インソースの段取り研修は、管理職級の職員様や部署のリーダーの方に「いかにうまく組織をマネジメントするか」について、考えて頂く研修です。研修の始めには「管理職・リーダーとしての認識チェック」を行い、どんなポリシーで仕事をしているかを改めて確認して頂きます。

そして、「管理職・リーダー」として、「やるべきこと・やってはいけないこと」を皆さん自身に考えて頂きます。「やるべきこと」は比較的容易に思いつきますが、「やってはいけないこと」となると少し頭をひねります。

なぜなら「管理職・リーダー」は、権限的にも、能力的にも「やってはいけない」というような仕事などが無いように思えるからです。

しかし、たとえば、どんなに面倒でもお客さまに出すコーヒーは部下に出させなければなりません。部下に頼むのが面倒だからといって、何でも自分で「やってはいけない」のです。

（１）部下・後輩をうまく指導し、信頼を得るために
　
ではその「やってはいけないこと」は、誰がやるのでしょう。それは「部下・後輩」の職員の皆さんです。

「自分でやるほうが早いのに」
「まだまだこの仕事を任せるには不安が残る」

と思っても、あえてやらせてみる。

そして、その後輩・部下が業務を完了したら「思い切りほめてあげる」。このプロセスを通じて、後輩・部下は育っていきます。「段取り研修」のポイントの一つ、「指導・教育のポイント」の一部分です。

（２）業務をほったらかしにしないために

そうして、部下・後輩指導が行き届いたら、次は職場として達成すべき目標や改善すべき業務について考えます。きちんと計画を持って仕事をしていれば「ほったらかし」になってしまう業務もなくなるはずです。日常でも業務の中で「よし、今度はこんなことをやってみよう」であるとか「これはこうしたほうがいいかも」というアイデアは絶えず生まれていると思います。
　
ただ、忙しい職場において、ゆっくりとそのことについて「では具体的にはどうしたらよいか」を考える時間がないだけだったりします。

そこで、研修という場で、腰を落ち着けて「目標管理・業務改善」について、「目標管理シート」を作成します。このときのコツは大層な目標ではなく、少しがんばれば達成できるというような目標をたてることです。
　
完成した「目標管理シート」は研修の翌日から、各職場でお使い下さい。小さな目標でも達成できれば、何かしら仕事の効率化がはかれます。

（３）リスクに対して同じレベルで対応する

そうはいっても、思いもかけないようなアクシデントがたまに起こったりします。どんなに気をつけていても、ふとしたところにリスクは潜んでいます。リスク発生の予防策を考えることも大切ですが、正直きりがありません。

それよりも、忙しい「管理職・リーダー」の目の行き届かないところで起こったリスクについて、第一次の対応策を考えておく事のほうが有だったりします。何か起こっても全職員が同じレベルで対応できれば、
問題が大きくなることも少ないからです。

最近よくニュースになる不祥事も、第一次対応のまずさが問題を大きくしている事が多いですよね。入庁１年目職員さま～管理職・リーダー級職員様まで同じ対応ができれば、余計なコストもかからないはずです。

以上インソースの段取り研修を簡単にご説明させて頂きました。本来この研修は「忙しい」時の対応策として出来たものではありません。けれど、普段から上記の３つのポイントを押さえた仕事が出来ていれば業務繁忙期にも、「ムダな動き」をしないで済むのではないでしょうか。

もちろん人事異動発令後にも役立つこの研修、来年度の研修のプログラム案としてもとてもお薦めです！！ぜひぜひお気軽にお問い合わせ頂ければと思います。
　
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※段取り研修