企業受付の仕事とは｜仕事内容・やりがい・心構えなど

2019.02.28

ビジネス

企業受付がどんな仕事しているか、皆さんご存知でしょうか？本日は、企業受付が行っている仕事内容や、求められる心構え、やりがい、大変さなどをご紹介いたします。

企業受付の仕事内容とは

企業受付とはひと言で言うと、「会社の顔」となる仕事です。会社に来訪されたお客さまが最初に接するのが受付です。組織のイメージを決める重要な職務であり、応対の仕方次第で、組織へのイメージを良くも悪くも大きく変えてしまいます。

企業受付の主な仕事は、来訪されたお客さまを受付でお迎えし、応接室までお通しすることです。企業によっては、お茶出しなどを受付が行う場合もあります。

企業受付に求められるスキル～マナー・所作

身だしなみや表情、姿勢、挨拶、お辞儀の仕方など一挙一動をお客さまから見られています。所作については、自分でできていると思っていても、他の人が客観的に見るとできていないところもあるかもしれません。

企業受付に求められるスキル～美しい敬語・言葉遣い

受付は通常のビジネスの場で使用する敬語の他に、来客など応対する際に使用する「接遇用語」を正しく使えなければなりません。
普段使わないようなフレーズは、何度も口に出してスムーズに言えるようにすることでだんだんと意識せずに使えるようになります。

＜接遇用語の例＞

クッション言葉	恐れ入りますが大変恐縮ですがお手数をおかけしますが失礼ですが申し訳ございませんがご面倒をおかけいたしますが
お客さまを受付する時	いらっしゃいませ。お待ちしておりました。恐れ入りますが、どちら様でいらっしゃいますでしょうか。お忙しい中、ご足労いただきまして誠にありがとうございます。恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか。失礼ですが、本日はお約束をいただいておりましたでしょうか。恐れ入りますが、少々お待ちいただけますでしょうか。
案内・お見送りの時	お待たせいたしました。ご案内いたします。こちらでございます。どうそお入りくださいませ。お掛けになってお待ちくださいませ。お気を付けてお帰りくださいませ。
その他	今→ただ今ちょっと→少々、しばらくまた→改めてあとで→のちほど今日→本日あした→みょうにち

企業受付に求められるスキル～来客応対スキルを磨く

企業によって受付が応接室までご案内しない場合もありますが、いざという時のために、来客応対の基本フローについてはできるようにしておきます。来客応対のポイントは以下の通りです。

＜ポイント＞
●お客さまをお待たせしない、スピーディーな応対ができているか
●丁寧で正確な案内ができているか
●イレギュラーなお客さま（飛び込み訪問等）にも適切に対応できているか

また、他の受付の人が応対している時、ただ何も考えずに座っているだけでは、プロの受付とは言えません。他の受付の人が応対している間も、何かフォローできることはないか考え、行動しましょう。

企業受付に求められる心構え

①常に組織の代表として振る舞う
受付として勤務している間は、外部の方からは「○○株式会社の受付の人」という目線で見られます。そのため常に受付としての振る舞いが求められています。組織の代表者としての意識を忘れずにいましょう。

②ステークホルダーに囲まれている意識を持つ
受付は社内・社外問わず多くのステークホルダーに囲まれています。全てのステークホルダーが満足するような振る舞い、行動をすることが求められます。自組織のステークホルダーには、どのような人がいて、受付に何を期待しているか把握する必要があります。

③セキュリティの要になる
受付は社内に入れてはいけない人をせき止める役割を持ちます。判断を誤り、社内に不審人物を入れてしまった場合、クレームになりかねません。もし不審人物がいれば、連携すべき担当部署に早急に、かつ冷静に繋いで対応をお願いします。
また、個人情報の流出を防ぐためにも伝えてはいけない情報は、お客さまから教えてほしいと頼まれてもお伝えしてはいけません。お伝えしてはいけない情報はあらかじめ上司に確認しましょう。
例：社員の携帯電話番号、社員の名前　等

④受付業務の前提知識をおさえる
受付業務には、「知っていて当たり前の前提知識」が多くあります。建物内外の地図や重要なクライアント、自組織のキーパーソンなどはもちろんのこと、お客さまから聞かれる可能性のある会社概要なども頭に入れておくとよいです。