ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

 

ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

議事録の書き方～詳細内容は息遣いがわかるよう書く

【場面４１】

議事録の書き方～詳細内容は息遣いがわかるよう書く

ビジネスコミュニケーションにおける「やりすぎ」とは、何を伝えるにしても、常に「相手をよい気持ちにさせる」ことです。よってコミュニケーションをとる相手のタイプ、状況によって、注意すべきポイントも変えていかなければいけません。
【大前提】
対お客様：常に相手をたてて恥をかかせない／指摘しない
対上司：何を言われてもムッとせず素直に受け止める
対同僚：後輩：公私混同をしない
このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。自分がどこまでできているか確認してみてください。自分は周りよりがんばる必要があると思う人は、周りより気をつけるべきことも多いものです。
■今日のテーマ
議事録の書き方～詳細内容は息遣いがわかるよう書く
レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項
レベル１
（１）レベル１
□ステップ１～仕事に慣れるまで（１週間くらい）
◆課内打ち合わせの記録までやらせてもらう
（１）一言一句もらさず書く
（２）形式はこだわらなくてよい
□ステップ２～入社１ヶ月目
◆社内会議の記録までやらせてもらう
（１）内容を網羅したうえで、定型形式にあわせて整える
（２）相手の息遣いまでわかるよう書く
□ステップ３～入社３年目
◆客先会議の記録までやらせてもらう
（１）内容を網羅、形式を整えたうえで、出席者の序列を確認する
□形式
■日時／場所
西暦で時間は２４時間表示で記載。場所はビル・部屋まで
■出席者
序列を確認し、お客さまから、偉い順に書く（××商事○○部△△部長と言う
ように、役職を必ず入れる）
■要旨・決定事項
要旨は項目ごとに見出しをつけ、３項目５０字程度
■詳細内容
発言内容を、内容と発言者に応じてまとめる
■所見【省略する場合あり、注意】
２～３行で簡潔に書く、他社に提出する議事録の場合は書かない
レベル２
（１）誰に提出するかを考えて所見を書く（役員か直属の上司かなど）
■解説
議事録は、仕事に慣れるまでは、一言一句もらさぬように発言を書きとめ記録します。形式には特にこだわる必要はありません。課内の打ち合わせなどでこのやり方で書いて、内容にモレがないか、まとめ方、ポイントがあっているかなどを上司に確認してもらい、見直すことに注力してください。
入社１ヶ月をすぎ、部門間会議の議事録を書く場合は、内容をそのまま書くだけでなく、会社の書式にあわせて形式を整える必要があります。
入社３年を過ぎたら、社外のお客様との会議の議事録を書く場合もあるので、参加者の序列なども確認します。お客様との会議の議事録は、お客様の反応を上司に伝えるための重要資料となるので、詳細内容は、相手の息遣いがわかるくらい詳細に書くべきです。
☆次回もお楽しみに。
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