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 【ビジネス文書研修 】

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報告書の書き方

ビジネス文書研修

報告書の書き方

今回は「ビジネス文書研修」の内容の一部、報告書の書き方についてご紹介いたします。

■報告書の全体構成

報告書には、「形」があります。
まず、おおざっぱに報告書を理解するために、報告書の構成からご説明します。
報告書の構成要素としては、下記の４点です。

＜報告書の構成要素＞
１．表題　　（１５字～２０字ぐらい）
２．状況説明（「日時」「場所」「人（先方、当方）」「目的」など）
３．内容要旨（打ち合わせ内容など、５０字程度×３）
４．詳細内容（ヒアリング事項等、「内容要旨」の詳細説明）

注意すべき点は、「表題は内容要旨の要約」「内容要旨は詳細内容の要約」という３層構造を理解することです。実際、報告書を表題から順に書こうとするから難しいのですが、報告書を詳細内容から順に書いていけば、割と楽に書けます。

なお、詳細内容の構成は以下の通りです。
１．見出し　（「小見出し」の要約、１０字～１５字ぐらい）
２．小見出し（文章の要約、１５字～２０字ぐらい）
３．説明文　（「小見出し」の内容の説明）

詳細内容にも、同じような三角形のピラミッド構造があります。「見出しは小見出しの要約」「小見出しは説明文の要約」というように、ここでも、下位の文章を先に書いて、徐々に上位の見出しをつけていく作業を順々に実施していけば、楽に書くことができます。

■報告書作成のポイント～「誰に出す？」「何のために書いた？」を考える

報告書は、それぞれ目的にあったまとめ方が必要です。報告書の形式・分量や内容は「誰に」「何の目的で」報告書を提出するのかによって大きく違ってきます。以下、提出する相手別にポイントをご説明いたします。

（１）トップ・役員へ提出する報告書
【内容】大口の商談、大きなトラブル、重大な環境変化、重大な情報（ライバル社の重大な動向）等
【形式・分量】Ａ４用紙１枚程度で要旨のみ（約２００字程度）
【特徴】所見は必ずつける。また、すみやかに提出する。
【ポイント】
立場が上の方は忙しいので、少ない文字数で専門用語など極力控えて、わかりやすく書きます。また、経営判断にかかわる内容であることが多いので、報告書はいち早く提出する必要があります。所見をかならずつけ、判断の助言をします（偉い人は現場の詳細なことまで知らないことが多いので、現場担当者の意見をまず聞くことが多い）。自分の仕事が認められ、抜擢されるチャンスでもあるので、気合いを込めて書きます。

（２）上司、先輩など部署内で出す報告書
【内容】商談、業務内容、出張、研修、トラブル、ライバル社の動向等、通常業務における報告
【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を書く必要があれば、２～３枚作成
【特徴】所見は必要に応じてつける（必要かどうか聞く）、提出は翌日が望ましい。遅くとも数日以内が基本。
【ポイント】
１. まず、報告目的にもよりますが、「簡単に書け」と言われれば、２００字以内（要旨のみで可）で書きます。「詳細に知りたい」と言われれば、「要旨」＋「詳細内容」の構成で書きます。
２. 組織内の報告書を素早く作成するためには、形式・内容について「前例踏襲」することです。そうでなければ上司に形式を相談してから作成します。
３. 何も指示がなければ、できるだけ詳細に書いた方が後で業務の役に立ちます。特に商談や業務報告は上司といえども、細かい部分が書かれていないと判断できないので、できるだけ詳細に書くと良いです。

（３）お客様に出す報告書
【内容】トラブル報告、調査報告　等、「会社」対「会社」で実施する報告
【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を２～３枚作成
【特徴】所見は不要。提出は報告期限までに提出する。
【ポイント】
１. 文書形式は２段構えです。要約を１枚作成し、詳細内容を別紙として作るのが基本です。提出先の社内での報告書利用方法を想定すると、この形式が喜ばれます。要約は上司などの立場が上の方へ、詳細内容は現場担当者が必要とします。
２. 形式、内容については、自組織向け報告書の何倍もチェックが必要です。
事実誤認、間違いがあればトラブルになりえ、最悪の場合は訴えられることも考えられます。提出前に法務担当部署の確認を取るなどは常識ですので、自分の判断で勝手に提出しないことが大事です。
３. 加えて、注意を要するのが「儀礼に反しないか」の確認です。相手の心証が極端に悪くなります。 
【注意点】
１. 略称の使用は不可（（株)は株式会社、通称ではなくフルネームで書く）
２. 名前の間違い（漢字間違い、旧漢字が正しいなど）
３. 役職間違い（本来部長なのに課長とするなど）

その他、「ビジネス文書研修」では、文書の基礎から、Ｅメールの書き方やメモの取り方等、幅広くご紹介しております。ぜひご参加くださいませ。
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