官公庁・自治体・独法：研修ニュース

【研修紹介】「ビジネス文書研修」

■ビジネス文書はビジネスマナーと同じ

通知文、報告書、申請書、稟議書・・・官公庁の皆さまにとって、
文書作成を全くしない日は無いのではないでしょうか。
日々鍛錬・・・とは言いますが、上司に見せる度に「やり直し」と
言われると、自分には向いていない、能力が無い・・・と
自信を無くす方も多いようです。

私も、こうして文章を書いていると、「何が言いたいのか伝わる
かな？」と不安になります。何度も読み返して、削除や追記を
くり返し、ふっと時計を見ると、あっという間に１時間経っていたり
します。時間がかかってしまうと、ますます苦手意識が高まり、
悪循環に。これでは、いつまでたっても上達しませんね。

ビジネス文書はマナーと同じです。個性や能力の問題では

なく、ルールさえ知っていれば、誰でも良い文書が作れます。

苦手意識を払拭するためにも、また、１回でＯＫをもらうため

にも、まずは自分の文書を見直してみましょう。

■受講者の声より

文書作成における皆さんのウィークポイントは？と聞くと・・・
・時候の挨拶など、文書のルールがよく分からない
・一番言いたいことが不鮮明になってしまう
などのご意見が多く挙がります。

「時候の挨拶などが分からない」と聞くと、新人の方の
お悩みかな？と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、
「恥ずかしくて今さら人に聞けない」と思っているベテランの
方もいらっしゃるようです。上司や先輩の文書をお手本と
したり、フォーマットが用意されてあるため、文書作成について
勉強する方は、むしろ少ないかもしれません。

しかし、いざという時に「知らなかった」では済まされないのが
ビジネス文書です。今度は自分がお手本となるように、
しっかりルールを勉強しましょう。

また、言いたいことが不鮮明になってしまう場合は、文章を
構成している「文」に注目してみてください。情報をあれこれ
詰め込みすぎて、一文が長くなってはいませんか？　

ビジネス文書においては、一文５０字程度が適切と言われて

います。長い文は読むのに時間がかかります。また、

主語と述語がわかりづらくなるため、読み手を混乱させます。

「いかにムダを省いて、簡潔明瞭にするか」・・・。
仕事の進め方にも通じることですね！

【ビジネス文書研修ラインナップ】　　

１．ビジネス文書研修　～基礎力強化編（２日間）
「文章が長くなる」「書き出しのルールが分からない」など、
文書作成に自信の無い方、新人の方にピッタリです。この
機会に基本をしっかり叩き込みましょう！
　
２．ビジネス文書研修　～新人が分かり伝える編（１日間）
文書作成の技術を磨くだけでなく、「伝える力」、プレゼンテーション
の基礎も学んでいただけます。相手の言いたいこと、相手に伝え
たいことを正確にとらえる力が身につきます。

３．ビジネス文書研修
～議事録・企画書・稟議書作成力の徹底強化編
議事録や企画書、稟議書の作成が苦手・・・という方は、新人のみ
ならず、ベテラン職員の方にもいらっしゃるのではないでしょうか？
本研修では、時間をかけずに作成できるよう、演習を通じてスキルを
体得していただきます。

◆ビジネス文書研修の解説