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稟議書作成は「熱意」が不可欠　～ビジネス文書応用編

■稟議書作成で最も重要なことは「熱意」

ビジネス文書の中で、優先順位の高いものの１つとして、稟議書が
あります。稟議書を"通す"コツといえば、第一に、職場の慣行による
フレームワーク（型）に従い、的確なキーワードで記述することです。
稟議書の文章に個性を出すのは禁物です。"郷に入っては郷に従え"
というのが、自分の稟議書を通すには近道です。

もっとも、稟議書は受験の小論文などと違って、書面審査の面だけ
ではない点を注意する必要があります。稟議書の前提となる施策に
ついてのプレゼンテーションとか、調整といった面も重要です。
あるいは、インフォーマルな根回しも場合によっては、その稟議の
成否を決めます。

稟議書作成で最も重要なことは何かと尋ねられたら、私は、
ためらわず「熱意」（パッション）と言います。なぜかと言いますと、
具体的なエピソードで説明するのがよいでしょう。

■稟議書「ワープロを購入する件」

私が若い頃に「ワープロを購入する件」という稟議書を書きました。
表題どおり、会社としてワープロを購入したいという申請ですが、
経費節減の折り、金は出せないということで、門前払いです。
何度も交渉しましたがラチがあきません。

そこで、稟議書をワープロで作成しました。その頃、稟議書というもの
は、手書きでカーボン紙を使って書くのが普通でしたので、
意外だったのでしょう。

稟議内容は、一言一句同じだったのですが、どういうわけか承認を
受けました。なぜ、承認を受けたのでしょうか。私の下手な字（誠意の
ない字かもしれません）に変わって読みやすいワープロ文字になった
からだと思っていました。

ところが、その理由を聞いたときに驚きました。

決裁された理由といえば、熱意（パッション）なのです。稟議書を
手書きからワープロに変えて提出したということは、今後、本当に
ワープロで文書を作成する熱意があるということ。
だから判を押したとのことでした。

■稟議書作成のポイントは熱意を感じさせる仕事ぶり

このような出来事があって以来、稟議書は仕事における熱意の
結果だと考えるようになりました。稟議書作成のポイントは、文書
そのものでなく、文書の起案者の日ごろの仕事に対する姿勢です。

事実、決裁者あるいは実質的な判断権限者で、場合によっては、
稟議書の成否を起案者で決める人もいます。この意味でも
「人こそ文なり」といえるかもしれません。

稟議書もビジネス文書の一つで、型から入るのは重要ですが、
それとともに、熱意を感じさせる仕事ぶりが決裁権限者の目に
浮かぶようにする地道な努力が必要です。

☆次回もお楽しみに！