ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

 

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「電話を受ける５つの作法」（2）

「電話を受ける５つの作法」（2）

今日のテーマ
「電話を受ける５つの作法」（2）


電話の受け方にも、かけ方と同様に５つの作法があります。

１．電話を受けたら「はい、●●（店名）の○○でございます」と 明るく、はっきりと名のります。ベル3回以上お待たせしたときは、 「お待たせいたしました」とひとこと付け加えましょう。

２．「□□の○○様でいらっしゃいますね」と相手を確認し、 メモをとります。相手が名のらない時は、確認します。
あるいは、名前が聞き取れない時は、「恐れ入りますが少々お電話が 遠いようでございますが」と言って正直に確認しましょう。

３．「いつもお世話になっております」など、あいさつをします。

４．取次ぎの場合、「××でございますね、かしこまりました」と必ず 名前を確認します。同姓が２名以上いる場合は、「若い男性の鈴木一郎で ございますね」というように下の名前まで確認しましょう。

５．「××さん、○○様からお電話です」と取り次ぎます。
この際、保留ボタンを押すのを忘れず、取り次ぐときも丁寧な言葉遣いを 使いましょう。

以上が電話を取る際の手順です。
注意したいのが取次ぎの際の「保留ボタンを押す」ですね。
最近の電話機は、半径３メートルくらいの音を拾うくらい高性能です。
つまり、手でおさえるだけでは、不十分ということです。
取次ぎの際には、必ず保留ボタンを押すクセをつけることをおすすめします。

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