ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

「挨拶状（開店のあいさつ）の書きかた」

今日のテーマ
「挨拶状（開店のあいさつ）の書きかた」

■挨拶状はまず「タイミング」を逃さないこと
開店のあいさつやスタッフの異動など、お客様にお知らせすることが発生した場合には、タイミングを逃さないように、すぐにあいさつ状を出します。遅すぎる挨拶状は、相手にとって失礼となってしますため、開店の場合などは、必ず２～３日以内に到着するように出します。当然、郵送などの日数を考慮して出す必要があります。

■挨拶状での「簡潔さ」を忘れない
挨拶状は、できるだけ形式を重んじ、時候の挨拶や日ごろからお世話になっていることへの感謝、お礼の言葉なども忘れずに書きます。特にお礼などについては、じっくりと自分の気持ちがしっかり表現されるように書きます。しかしだからと言って、冗長な文書にするのはよくありません。挨拶状もビジネス文書ですので、簡潔さを忘れてはいけません。よって、日時や場所などの詳細は、「記書き」にまとめて書きましょう。社員の異動や、転勤のお知らせについても、今後のお付き合いをお願いする意味も込めて、長めの挨拶の言葉とともに、新たな豊富の言葉を入れるようにします。

■挨拶状は封書がおすすめ

最近ははがき大のカードに印刷して送る場合も多く見られますが、挨拶状はなるべく封書で出しましょう。また、「開店のあいさつ」などの場合、ただ挨拶するだけではなく、開店セールのチラシを同封したり、スモールプレゼント（粗品など）をご用意したりするなど、お客さまが来店したくなるような気持ちを十分に引き出すように心がけましょう。以上、挨拶状のポイントでした。日ごろ作成する頻度が多くはないため、戸惑いがちですが、ポイント自体は難しくありません。「タイミング」「簡潔さ」「媒体」に気をつけて、作成してください。