ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

「お詫び状の書きかた」

今日のテーマ
「お詫び状の書きかた」

■落ち度をきちんと認めることが重要
仕事上における個人のミスや、会社の対応が悪くトラブルが起きた場合などは、こちらの誠意を示す為にお詫び状を出します。
その際は、

１．すぐに　
２．しかるべき立場の者が、
３．落ち度をきちんと認め

今後のことをよく考えて誠意ある文面で発信することが肝要です。
まずは、事実関係と、当方の落ち度や責任の所在などを書き、誤るべきことについては、はっきりとお詫びします。
謝罪のあとに、事情の説明や、事後の対処方法を述べ、今後二度と同じミスを犯さないという決意を示すよう心がけましょう。

■お詫び状は手書きが原則
謝罪する際には、ただ安易に謝るだけでなく、「今後もお客様との関係を維持できる為に何をしなければいけないか」ということを常に意識しなければなりません。
ただし、責任外のことは書かないように注意してください。
ワープロでもかまいませんが、先方に、より強い誠意を伝えたければ、手書きで作成したほうがよいでしょう。ＦＡＸやＥメールの使用は避けるべきです。

■書き終えたら「分量」もチェックする
ビジネスにおける文書は、簡潔明瞭が鉄則です。しかし、お詫び状においては、簡潔過ぎるのも問題です。当方の誠意を示すためには、ある程度の分量（文字量）
も必要です。ダラダラ書くのはご法度ですが、これまでの経緯や今後の対応、そして当方の反省の度合いをしっかりと文字に表現することがお詫び状のポイントでもあります。「手を抜いた」と思われるような文章は絶対によくありません。