ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

「Ｅメールの書き方」

今日のテーマ
「Ｅメールの書き方」

■Ｅメールの基本
Ｅメールの書き方で最も重要な点は、「読み手の側に立って書くこと」です。具体的には次のようなことを意識します。
（１）件名は簡潔に、具体的な表現にする（日付や時間などを入れる）
（２）モニターで読むことを配慮する（モニター画面におさまる、３０～３５文字程度で改行）
（３）相手のＥメール利用頻度を知っておく（緊急の場合は電話を使う。Ｅメールに頼り過ぎない）
（４）個人データの取り扱いは、会社のルールを守る
（５）「メールは誤読されるもの」という意識を持つ（メールの使用は連絡・通知文書に限定する。交渉には利用しない）
（６）簡単に作成できるＥメールだからこそ、文章は十分に吟味し、出す前に紙に出して読み直すのが理想
（７）メールの返信は２４時間以内にする

■気持ちを伝えるＥメールでは「心情理解」が大事
業務上のＥメールには２種類あります。一つ目は、連絡用のメール。二つ目はお願い・お詫び・感謝など、気持ちを伝えるメール。後者は特に、直接顔を合わせず、文面だけでコミュニケーションをとることになるため、機械的・事務的な文章にならないよう、一層の配慮が必要です。

たとえば、「お詫び」のＥメールであれば、「心情理解」の部分を省かず、意識的に書くようにします。「ご不便をおかけしまして、誠に申し訳ございません」の「ご不便をおかけしまして」というような部分が「心情理解」に当たります。

簡潔に書くことを始め、Ｅメールの書き方には基本ルールがありますが、内容や状況により、「読み手の側に立って書くこと」を意識することが大切です。