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【研修"かわら"版】夏に向けておすすめします「管理職様向けビジネス文書研修」

皆様のところでも、そろそろ新入職員様向けの研修が落ち着かれた頃ではないでしょうか。

新入職員様研修は「必須」の研修ですが、階層別研修や選択式研修などご担当者様にはまだまだ「考えなくてはならない研修」がたくさんおありの事と存じます。
　
そこで、今回は「管理職様（ベテラン職員様）向けビジネス文書研修」のご紹介をしたいと思います。
　
管理職職員様をはじめ、ベテラン職員様は普段から「ビジネス文書」の作成には手馴れていらっしゃることと思います。

ただ、よくお伺いするのが「書けることは書けるけど、これが本当に正しいビジネス文書なのか自信がない」というお声。

確かに、ご自身が「新人」として入庁された時に、「きっちりとビジネス文書の型を勉強した」という方は少ないようです。
　
インソースでは、ちょうど初夏から夏期にかけて【主任・主事研修】や【管理職研修】の一環として「ビジネス文書研修」のお声がけが増えます。
　
新入・若手職員向けの「文書研修」と何が違うのか、今回はざっくりとですがご紹介させていただければと思います。　　
　
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【ビジネス文書の基本を復習する】

前述の通り、ベテラン職員様の「ビジネス文書」に対する悩みは「それが正しいのか判断がつきかねる」ことのようです。

そこで研修の前半は、「ビジネス文書とは何か」という「超」基本の部分から皆様に考えて頂きます。また「ビジネス文書を作成する際に意識しておくこと」をお伝えします。
　
普段皆様が何気なく書いていらっしゃる文書も、改めて整理すると意外に「あ～、そういうことだったんだ」と新たな発見が多いようです。

また、「良いビジネス文書作成」の「コツ」や「考え方」を「型」よりも優先してお伝えします。
「型」だけをお伝えすると、例外が出てきた時に「はて、困った」という事になりますが、考え方を身につけておくことで、「こう書いたら、だいたい正しい」とご自身の判断基準がセットされます。

つまり「例外」が出てきても、その考え方に基づいて「失礼がないかどうか」を見極められるようになるということです。

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【要約演習・悪文添削演習を通じて「ビジネス文書のエキスパート」になる】

さて、「ビジネス文書の基本的概念」が整理できたら、早速演習を行います。ベテラン職員様はすでに多くの文書作成を手がけてこられ、その職場での文書作成規定も頭に入っていらっしゃると思います。ですから、「文書の型を覚える」演習はあまりやりません。

その代わりに、ベテランの方に必要になってくる「要約演習」と「悪文添削演習」をお願いしております。具体的には以下のようになります。

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◇１．「要約演習」で「長い文章のポイント」を即座に把握するトレーニングを積んで頂きます。

具体的には1000～2000字程度の長文を200字、あるいは50字にまとめる、というものです。

同じ文章を要約するといっても、「担当者がその上司へ提出する要約文」にするのか、それとも「職員として住民の方に内容を説明する要約文」にするのかで、押さえるべきポイント、また完成した文書の内容は変わってきます。
「自分の立場と相手の立場を常に意識して」文書を作成する事の重要性を演習を通じて学んで頂きます。

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◇２．「悪文添削演習」

ここでは、これまで講義や要約演習で学んできたポイントを踏まえて、「一読してもよく内容が掴めない文章」や「明らかに自分の立場をわきまえていない」ような「典型的な悪文」を添削する訓練をしていただきます。

ご自分の部下や後輩から提出された文書に、「書き直し」とつき返すだけでは、組織全体の文書作成スキルの向上は遅々として進みません。「何故この文書はよくないのか」きちんと伝えることができるように、研修中に、ある程度スキルアップをして頂こうと考えています。

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以上のような流れで、【管理職（ベテラン職員）向けビジネス文書研修】は進んでいきます。

この研修は、通常「昇任時研修」などの「必須研修」でご採用いただくことが多いのですが、研修終了後には「1度きっちりと文書の研修を受けたかった」ですとか「今まで漠然と見ていた文書の概念が整理され、部下指導にも役立ちそうだ」という嬉しいお言葉をたくさん頂戴しています。

「今年の階層別研修は何をやろうかな」とお考えのご担当者様に、ぜひおすすめしたい研修の一つです。

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「管理職様向けビジネス文書研修」

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