営業事務の仕事とは／仕事の内容ややりがい、一般事務との違いを解説

2019.03.11

ビジネス

これから営業事務に挑戦したい方へ、営業事務の仕事内容やその魅力、厳しさ、１日の仕事の流れについてお伝えします。また未経験の方、初心者の方向けに一般事務との違いや仕事を進める際のコツについても解説します。

営業事務の役割　～営業の縁の下の力持ち

営業事務は営業がお客さまとより多くやり取りをし、より多くの自社の商品・サービスを売れるよう、あらゆる業務を支援します。会社の売上を確保するのが営業、その営業を支える縁の下の力持ちが営業事務です。

営業事務は書類作成やデータの入力など、あまり注目されない仕事が中心になりますが、営業より「ありがとう」と言ってもらえることに喜びを感じる、「営業が会社の売上を伸ばすことを支えたい」という気持ちを強く持てる方におすすめです。

＜営業事務に向いている人・やりがい＞
・「ありがとう」と感謝されることが好きな方
・お世話好き
・臨機応変に仕事を進めることや調整ごとが得意な方

＜営業事務に向いていない人・厳しさ＞
・サポート役に徹するのではなく、主体的に仕事をしたい方
・複数の仕事を同時に進めることが苦手な方

営業事務と一般事務の違い　～営業事務は営業に特化した仕事

営業事務と一般事務の違いは、営業事務がその名の通り「営業」に関わる仕事を行うのに対し、一般事務は幅広い事務業務を行います。一般事務は直接お客さまと接することはほとんどありませんが、営業事務はお客さまと直接接する機会がある企業が多いです。

営業事務の仕事内容　～営業のサポートを行う

営業事務は営業職をサポートする仕事です。１人の営業とチームを組んで仕事を進める場合や複数の営業に対して、１人がサポート役として付く場合があります。
営業事務の業務内容は企業によって大きく変わりますが、以下の様な業務があります。

①書類作成・チェック
お客さまと取引をする中で、様々な書類上のやりとりが発生します。営業事務は、営業の指示のもと、見積書や納品書、請求書などの作成や処理、その確認等を行います。１つの取引に複数の書類が必要であり、またお客さまに提出する書類であるため、迅速かつ正確に書類を作成・チェックすることが求められます。

＜書類の種類＞
・契約書
・見積書
・発注書（申込書）、受注書
・納品書、受領書
・請求書
・領収書など

②顧客管理
お客さまの基本情報や取引内容、契約期間の入力、更新、管理を行います。営業が新しく担当者と交換した名刺から情報をシステムや管理表に入力したり、取引しているお客さまとの契約期間に気を配ったり、過去の交渉経緯を確認したり、会社の重要な情報を扱う仕事です。

③お客さま応対
お客さまと直接やり取りをする営業には、多くの連絡が来ます。営業は外出で不在にしている時間が長いため、営業事務がお客さまとのやり取りを代わりに行うこともあります。また、簡単な問い合わせであれば、回答することが求められます。電話応対やメール応対も営業事務の仕事の１つです。

④在庫管理・受注出荷管理
メーカーや製造業、販売業などの商品を扱う企業では、在庫の管理が求められることもあります。在庫管理は、日々在庫を記録し、在庫が足りない場合は商品の生産・発注作業を指します。受注出荷管理では、お客さまの注文に応じて、倉庫から出荷します。注文内容を迅速に、正確に処理することが求められます。

⑤備品管理・その他
郵便物の受理や発送、職場の備品管理を行います。社内回覧用の資料作成や営業に代わり、経費精算、交通費精算を行うこともあります。

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営業と信頼関係を築くコミュニケーションのコツ

営業事務の仕事をスムーズに進めるためには、営業と信頼関係を築くことが何より重要です。営業より「一緒に組みたいパートナー」や「いい仕事をしてくれるから安心できる相方」と言われると、営業事務のプロと言えるでしょう。営業事務初心者の方は、まず以下２つを心がけてみてください。

①人から好きになってもらえる言動を意識する
まず「人から好きになってもらえる言動を意識して取ること」から始めましょう。これは営業との関係に限らず、社内の関係者やお客さまとの関係構築にも必要なテクニックです。

＜ポイント＞
ア．常に明るく前向きに接する
イ．誰にでも敬意を持って接する
ウ．営業の状況を把握し、共感を示す
エ．積極的に支援できることがないかをきく

②指示の受け取り方を工夫し、曖昧な指示を回避する
営業事務の仕事は営業からの指示を受けることから始まります。営業からの指示を誤認識してしまうと、営業、さらにはお客さまから信頼を失ってしまうかもしれません。正確な仕事を遂行するために、指示の受け取り方を工夫しましょう。

＜ポイント＞
ア．まずは指示を最後まできき、質問は最後に行う
イ．「いつまでに」「どこで」「誰が」「何を」「どのように」（５Ｗ１Ｈ）を意識してメモを取る
ウ．不明な点は指示を受けたときに確認する

営業事務のスケジュール

会社全体の繁忙期が営業事務にとっても忙しい時期になることが多いです。以下は、とある営業事務の１日の仕事の流れです。依頼された１つ１つの仕事の締切りを意識し、余裕をもって計画を立てることが大切です。

＜営業事務Ａさんの１日の仕事＞

時間	業務内容
9：00	１日のタスク確認、優先順位付けメールのチェック、お客さま対応
9：30	担当営業のスケジュール確認
10：00	営業の依頼書類（見積書）の作成電話・メール対応
12：00	お昼休憩
13：00	問い合わせ対応伝票処理・受注処理・発注処理
15：00	資料（提案書の顧客情報収集、誤字脱字の確認）の作成
17：30	翌日のタスク確認・日報作成