ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

「留守番電話は正確に意図が伝わるようにかける」

今日のテーマ
「留守番電話は正確に意図が伝わるようにかける」

電話をかけた相手の留守番電話に伝言を入れるときは、正確に意図が伝わるようにかけることが最重要ポイントです。
簡潔に伝えるだけでなく、相手に正確に理解していただくように、要領良く伝えなければなりません。

■名乗りと相手先の確認
留守番電話に伝言を残す際に、まず重要なのが、相手先の確認です。
留守電ではなく、電話がつながった場合には、万一間違い電話をかけてしまっていても、相手がかけまちがいであることを必ず教えてくれます。

しかし、留守番電話の場合は、自動的に録音メッセージが流れるため、かけまちがえていることに気づかないことも起こりえます。

よって、留守番電話の録音が開始された時に、まず自分の名前と誰に電話をかけているのかをお伝えします。具体的には、以下のとおりです。

「いつもお世話になっております。インソースの松下でございます。
○○様の携帯にお電話させて頂いております」

上記のフレーズによって、万一かけ間違ってしまった相手の方に、「これは間違い電話だ」ということが明確に伝わり混乱を防ぐことができます。

ちなみに、私は、かつてかけ間違えてしまった相手の留守電に伝言を残したことがあるのですが、その方は親切に私折り返しの電話で、間違っていることを教えてくれました。上記のフレーズは、こんなありがたい効果も生んでくれます。

■特に数字には注意しましょう。
留守番電話の際には、相手がこちらに質問をすることができないため、いつも以上に日付、時刻、商品の数量、金額などを正確に伝える必要があります。
折り返しの電話を依頼する際には、もちろん電話番号も伝えましょう。
例えばアポイントの日にちを伝える場合は、「８日、はちにち」とか、「17時、午後5時」というようにわざと重複させて話すと、相手に間違いなく伝わります。

場合によっては数字など誤解されやすいものは、留守番電話の用件としては不適切なものと割り切り、再度電話するか、電子メールで代替した方がよいでしょう。
逆に留守番電話を受けたときは、迅速に相手に連絡を取るのがポイントです。
不在の場合、キャッチボールにならないよう相手への連絡時刻を伝言するのも有用です。