ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

手紙・電話・メールを使い分ける

今日のテーマ
「手紙・電話・メールを使い分ける」

手紙（紙）・電話・Ｅメールは、利用場面（どんなときに使うか）や、利用したときの効用（メリット・デメリット）により使い分ける必要があります。
■手紙（紙）
最も正式な方法であり、お客様に対する謝罪など、配慮や誠意を見せることに適しています。ただ、作成に時間がかかってしまうため、書面は本当に必要な重要な要件に限りましょう。
（労をいとわない人は別ですが）

■電話
手紙の次に正式なものです。
注文や在庫確認の折り返しの電話など、お客さまの緊急な要件に答える方法として適します。また、電話はこちらの心情や細かいニュアンスを動的に伝えることができる為、クレームの対応など交渉ごとにも向いています。

■メール
メッセージを確実に見ていただけるかどうか確証はないので、緊急なことや重要な要件には向いていません。
ただ、好きな時間にみることができ、返信がしやすいなど、お客様に負担をかけない点は、メールの長所です。

■相手に合わせた媒体を選ぶことも重要
手紙（紙）、電話、メールとビジネスには、様々なコミュニケーション媒体が存在します。上記のとおり、「正式」といういわゆる媒体には、「格」とも言える序列があります。よって、お客さま等から頂いた連絡に対して、媒体の選択を間違えてはいけません。
具体的には、「紙」で頂いたご要望には「紙」で返すといったことです。「紙」で頂いたご要望に、「メール」でお応えするのは、一般的には非礼にあたります。
ビジネスにおいては、内容だけではなく媒体も重要となることを忘れてはいけません。