ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

お礼状の書き方

今日のテーマ
「お礼状の書きかた」

■お礼状のポイントは「スピード」と「タイミング」
お礼状は来店していただいたお客さまや、お祝いやお見舞いをしていただいた際など、ご厚情をいただいた相手方に対して、感謝の念を込めてお礼を述べる文書です。
お礼状は、厚意を受けたらすぐに出すようにしましょう。感謝の気持ちの深さを示す為にも、「スピード」と「タイミング」は大切です。

ただし、「お見舞い」に対するお礼は、自分が病気であるという特殊な場合ですから、退院してからなど、一段落してからの対応で構いません。

■お礼状に色々な用件を盛り込まない

お礼状の目的はあくまで謝意を述べることにありますので、それ以外の用件をむやみに書き込むことは避けましょう。
原則として、お礼状は文書で出してください（はがきよりも封書がより好ましい）

また、お得意様など、特に親しいお客様に対しては、電話によるお礼でも構いません。Ｅメールも失礼にはあたりませんが、できるだけ直接、お客様にお礼を申し上げるようにします。

■お礼のみではなく感想や近況も忘れずに
お礼状は、丁寧さが伝わるように書かなければいけません。よって、どれだけ敬語や定型句を尽くして書いても、「お礼」のみしか表現されていなくては、味気ない文章になってしまいます。よって、頂いた品物を使った感想や近況なども付け加えると、より書き手の気持ちが伝わります。ビジネス文書は、簡潔さが命ですが、お礼状は簡素になり過ぎないように気をつけましょう。