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「ＦＡＸの送り方」

今日のテーマ
「ＦＡＸの送り方」

■ＦＡＸ活用のメリット
業務などの連絡などでＦＡＸを利用すると、伝達が速く、相手の不在中にも届き、時間的に拘束しない、といったメリットがあります。ただし、お礼状やお詫び状のように気持ちを伝えるための文書には不向きです。ＦＡＸの時の文章は、封書で出す場合とほぼ同じですが、通常の手紙文より簡潔な表現を心がけます。

■送付状の留意点
また、用件を記入したＦＡＸ送付状を必ず付けるようにします。先方の社内で文書が確実に相手に届くようにするためと、返信を容易にするためです。同送書類がある場合は、どういう書類を送ったか、送付状に明記しておきます。さらに、１枚ずつページ番号を入れておくとわかりやすくなります。

■送信相手に配慮を忘れずに
枚数の多い書類を送る場合は、相手のＦＡＸ機の用紙を大量に消費させることになりますので、郵送にするなどの配慮が必要です。発信前には電話で先方にＦＡＸ送付の旨を連絡しましょう。送信後も無事に送付されたかどうかを電話で確認するようにします。万一の送信トラブルを防ぐ為にも、送りっぱなしで済まさないようにしましょう。

■誤送信に注意！
かけ間違いが電話であれば、用件を伝える前に、間違えたことをその場で認識できますが、ＦＡＸの誤送信の場合は、送付した後で気付くことがほとんどです。そのため、情報漏えいやトラブルに繋がることがあるので、注意が必要です。ＦＡＸを送るときは、登録番号機能を利用することをおすすめします。都度番号を入力するよりも、かけ間違いリスクを軽減できます。