「会議の場での席次、会議に臨む際の心構え・マナー」
「会議の場での席次、会議に臨む際の心構え・マナー」
前回は、会議の設営の話をしましたが、今回は実際の会議の場での席次や、会議に臨む際の心構え、マナーについてみていきます。
- 目次
1.会議の席次
会議の机の配置は、(1)机で四角に囲んだ「ロの字型」と、(2)何列かに机を縦に並べていく「スクール型」の二つがあります。会議で自分が着席する際に、自分がどこに座るのが相応しいか?ご存知でしょうか。
さまざま、組織ごとで座り方が違うとは思いますが本日は一般的な2タイプの席次についてみていきたいと思います。
(1)「ロの字型」配置の席次
ロの字型の場合、一番偉い方が、一番奥の真ん中の「議長席」に座ります。そして、どんどん偉い順に左右交互に座っていきます。そのため、自分が新人の場合、座る場所はおのずと一番手前の机となります。また、若手には、会議が始まる際にドアを閉めるという「大役」があるため、一番手前の机のドアに近い席に座るのがベストです。
(2)「スクール型」配置の席次
スクール型の場合は、前は若手、後ろはお偉いさんが座るのが一般的です。積極性ややる気を見せるためにも、新人や若手、自分はあまり成績が良くないと感じている人はできるだけ前に座りましょう。
2.会議に臨む際の注意点
(1)オフィシャルな会議には必ず上着を着て出席する
クールビズが定着化した昨今、職場のドレスコードは難しくなりました。しかし、"上着を着る"ことが「改まった態度を示す」「自分の真摯さをみせる」ことには変わりがありません。その意味で、目上の方が同席される場で、上着を着ていないことは失礼にあたります。逆に、コートなどの防寒具は必ず脱ぎましょう。
(2)自分より職位が目上の方を待たせることはご法度
上下関係なく、約束を守ることは当たり前の社会人のルールですが、会議などの場合は、定時の時間に遅れないだけではなく、目上の方がいらっしゃる前に会場入りしましょう。
特に、若手の方は、頼まれていなくても、会場の準備などを手伝うために、早く会場に向かいましょう。
(3)マイクなどの不具合は、すべて若手の責任
会場準備の仕事を任された場合は、自分の責任でミスの無いように用意しましょう。マイクなどの不具合があった場合は、若手の仕事が甘いと上の方から悪い評価を受けることになります。
(4)若手は、最後に資料の余りを回収してから退出する
会議が終わってもすぐに勝手に帰ってはいけません。若手には、会場の片付けという最後の仕事があります。言われなくても、会議が終わったら、資料の余りを回収したり、忘れ物などが無いか見るなど、机周りをチェックしましょう。