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「お詫び状の書き方」

インソースのホームページで、ビジネス文書の書き方のポイントや文例集を公開していますが、なぜか（？）人気が高いのが、この「お詫び状の書き方」です。

※「インソース　ビジネス文書　作成のポイントと文例集」

今回は、取引先との関係の悪化を最小限に抑えるために必要な謝罪に関して、誠意が伝わる「お詫び状の書き方」をレクチャーします。

◆仕事上における個人のミスや、会社の対応が悪くトラブルが起きた場合などは、こちらの誠意を示すためにお詫び状を出さなくてはなりません。
その際は、
（１）すぐに
（２）しかるべき立場の者が
（３）先方のしかるべき立場の人に、
（４）こちらの落ち度をきちんと認め
（５）再発防止の具体案を入れる
ことが重要です。

◆まずは事実関係と、当方の落ち度や責任の所在を書き、謝るべきことについてははっきりとお詫びします。
謝罪のあとに、事情の説明や、事後の対処方法を述べ、今後二度と同じミスを犯さないという決意を示すことが重要です。

◆その際には、ただ安易に謝ったり、言い訳じみた内容ではなく、今後の対処法や再発防止の具体策をしっかりと盛り込み、先方との取引を今後いかにスムースに進めるかということを、最優先にしてお詫び状を書く必要があります。

◆それは、お詫び状が相手先の関連部署に回覧されることが多いという理由もあります。ただ、当方の責任外のことは書かないように注意してください。

◆ワープロで作成した文書は、先方に誠意が伝わりにくいので、原則的に手書きで作成したほうがよいでしょう。ファクスやＥメールでお詫び状を書くのは厳禁です。

◆たとえ、へたくそな字でも、手書きで一生懸命書けば、それだけで誠意が伝わります。

◆また、インソースのホームページでは、
・請求書の金額誤りに対するお詫び状
・接客態度の悪さに対する苦情へのお詫び状
・商品の納品遅れに対するお詫び状
・電話応対に対する苦情へのお詫び状
・誤字・脱字に対するお詫び状
などの文例集をホームページ上で公開しています。
そちらも合わせてご覧下さい。

※「クレーム対応　お詫び状の書き方（文例集）」