インソースのビジネス文書研修のポイントはなんですか？

「社会人に求められる簡潔明瞭な文書の書き方と伝え方」を習得できる研修です。「簡潔で分かりやすい文書を書く力」は個々のセンスや素養によるものではなく、文書の型・ルールを知っていれば誰でも獲得できるスキルです。インソースのビジネス文書研修では、はじめに「型」をお伝えし、演習を通して「型」を実践していただくことで、文書作成スキルを獲得していただきます。「型」といっても、「丁寧に」「分かりやすく」といった抽象的なものではなく、一文は４０～５０字以内、主語と述語を必ずつける、数字と固有名詞を入れる、など極めて具体的にお示ししています。その「型」に沿って文書を作成すれば、誰でも簡潔で分かりやすく要点を押さえた文書を作成することが可能です。また、要約力に重点を置いているのも大きな特徴です。「忙しい上司が一目見て内容を理解できる報告書」など、作成した文書を見る相手が瞬時に要点を理解できる文書を作成するための訓練を行います。研修時間の半分以上を、文書作成の演習にあてており、研修中にインプットとアウトプットを繰り返すことで、より現場で使える文書作成力を向上させることができます。さらに、テキストが参考書のように充実しているところもポイントです。現場に戻った後も、繰り返し見返していただくことで研修で学んだ内容をしっかりと定着させることができます。

ビジネス文書研修と言ってもたくさんの種類があるようですが、どのように選んだらよいですか？

お客さまのニーズに合わせて幅広いラインナップを取り揃えております。例１：新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい→ビジネス文書研修例２：新人のメールが読みづらい（一文が長い、改行していないなど）ので何とかしたい→Eメール研修例３：部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい→管理職向けビジネス文書研修例４：新人の文書を添削してほしい→文書添削など新入社員の方向けのビジネス文書であれば、「日報の書き方」「挨拶状の書き方」など、新人に特化した内容で研修を実施しております。「日報の書き方」は特にご好評いただいており、日報を通して上司や先輩との関係を構築したり、自身の成長を実感するツールとして日報を活用するようお伝えしております。また、新人向けの文書研修では特に「相手目線」を強調して講義を行います。新人の作成するビジネス文書を読むのは、大抵当人よりも目上の方です。上司・先輩、年上のお客さまの立場に立って自身に求められる文書を理解していただきます。配属直後、新人の文書はいつも上司・先輩が確認し、添削する企業さまが多いと思われます。人員不足で新人の即戦力化が求められる中、添削に時間を取られていては、現場が回らなくなってしまうというお悩みもよくお伺いいたします。入社直後の段階でビジネス文書を実施することにより、現場の文書指導に割く時間は格段に減るため、ビジネス文書研修は「実施して本当に良かった！」と現場の皆さまに最も喜ばれる研修でもあります。新人に限らず、部下・後輩の文書添削にお悩みというお声がありましたら、弊社のビジネス文書研修の実施をおすすめいたします。実は「生産性向上」に直結する研修として、自信を持ってご提供しております。

当社で使用する文書のフォーマットをテキストに盛り込むことはできますか？

可能でございます。普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

ビジネス文書研修ではどのような演習をしますか？

演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」など、さまざまな演習がございます。お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。

短時間での研修実施は可能ですか？

可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。

ビジネス文書研修相手に伝わるビジネス文書作成術を習得するには

Q: 当社で使用する文書のフォーマットをテキストに盛り込むことはできますか？

可能でございます。 普段の業務で使用されている文書のフォーマットをテキストに盛り込むことで、受講者が現場に戻った時、すぐに学んだスキルを実践することができます。 これまでに実施してきた例ですと、小売店の店長さまの業務報告書をテキストに盛り込み、お客さまフォーマットの各事項に書くべき内容を検討し、研修を実施したこともございます。 また、お客さまで実際にご使用されている社用封筒に、宛名を書く演習を実施するといった事例もございます（横型の封筒で社名ロゴもある関係から、宛名の書き方が人によってバラバラというお悩みをお伺いしておりました）。 お客さまのフォーマットを研修で取り上げることで、現場での実践や活用は格段に進みます。柔軟に対応いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

Q: ビジネス文書研修ではどのような演習をしますか？

演習は、１日研修の場合は４題、半日研修の場合２題程度実施します。 ・上司にわかりやすく報告するための要約を作成する「要約演習」 ・会議を想定したＤＶＤを見て会議の議事録を作成する「議事録作成演習」 ・イベントに参加した報告書を作成する「報告書作成演習」 など、さまざまな演習がございます。 お礼状、案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。 また、Ｅメール作成に特化した演習もございます。 お客さまのご要望に合わせて演習問題のカスタマイズも行っております。 文書の基本を押さえるうえで「要約演習」はぜひ実施をさせていただきたい内容でございます。簡潔かつ分かりやすい文書を作成するうえでの型を体得するうえで、要約演習には必要な要素がぎゅっと詰まっております。文書スキルの向上は、型を知り、それを練習することにつきます。要約演習を、研修後も実施いただくことをおすすめしております。

Q: 短時間での研修実施は可能ですか？

可能でございます。半日で実施したいというお客さまのご要望も多くございます。 テーマを絞ることで１時間からでも効果的な研修を実施できます。 しかし、短い時間の中で演習をしっかりと行いスキルを体得するは難しいこともございます。お忙しい受講者さまを集め長時間拘束することがお難しい場合も多いかと存じます。その際は、「短時間研修を間隔をあけて定期的に行う」「文書添削を研修前後に行う」などによって、確実なスキル獲得につなげることが可能でございます。お気軽にご相談いただければ、受講者さまのご都合に合わせて、研修効果が最大となるような施策を営業担当者よりご提案いたします。

ビジネス文書研修

24/11/13 更新

テキストコミュニケーションの質を高め、組織全体の生産性をあげる

研修の特徴・目的

「読み手にすぐに伝わる文書」が書けるようになる研修

文書作成への苦手意識を払拭し、生産性向上につなげる

文書作成は、若手・ベテラン問わず、あらゆる職種や業務で求められるスキルである一方、系統立てて習う機会がほとんどなく、苦手意識を持つ方が非常に多くいらっしゃいます。個人の文書スキルを向上させ、「何を伝えたい文書なのかわからない」「部下の文書を添削するのに時間がかかる」などの課題を解決することは、組織全体の生産性向上に直結します。

文書作成で最も意識すべきポイントは「要約力」と「相手目線」

文書作成におけるもっとも重要なポイントは要約力です。物事に対して、要点を押さえる力がつけば、文書作成だけでなく、仕事の進め方全般のスキルも向上します。また、文書を作成するにあたっては必ず、読み手の立場にたって書くことが求められます。「相手が何を知りたいと思っているか」によって、書き手が文書内に収めるべき情報が異なるためです。相手目線で情報が整理されてはじめて、説得力のある文書を作成することができます。

ビジネス文書研修のポイント

現場ですぐに実践できる文書作成のコツが学べる

読み手が理解しやすい文書を作成するには、ビジネス文書の型・ルールを知ることが最も重要です。「１文は40字程度」「主語と述語を明確にする」「内容は具体的かつ正確に」などの基本的なルールを守れば、読み手に伝わる文書が効率よく作成できるようになります。テキストには、こういった文書作成のコツが散りばめられており、現場ですぐに実践できる研修内容になっています。

演習による繰り返しの実践で、実用的な文書作成スキルが身につく

研修内では多くの演習を実施します。演習では、個人で考えたのち、グループで「どの文書が一番わかりやすいか」「どうすればさらに読みやすい・相手に伝わりやすいものになるか」を議論します。色々な意見をきいて、どうすればよりよい文書になるか・相手に伝わるかを実践的に考えます。相手に伝わって初めてその文書が役割を果たすことを、手と頭を動かしながら体得いただきます。

多様なニーズにお応えする研修プログラム

インソースでは様々なお客さまのニーズにお応えするなかで、基本となる報告書や各種通知文書の作成研修の他に、会議の議事録、営業活動で活用する提案書、ワンペーパー資料など、様々なシーンにおける文書の書き方の研修を開発してきました。管理職向けに文書指導力を向上させる研修や、マニュアル作成などの関連研修も多数ご用意しています。

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「今」を捉えたインソースの研修

インソースでは、時代の変化に寄り添い新たなニーズに応えるため、毎月新作研修を開発しております。外部環境の変化に対応すべく今必要なスキル、最近耳にする新しい分野など多数ご用意しておりますので、その中で本テーマにおける新作研修をご紹介します。

やさしいビジネス文書研修～５Ｗ１Ｈとデジタル活用でシンプルに書く

2024年06月26日UP

研修開発者の思い・こだわり

文書、メールはコミュニケーションツールの一つであり、わかりやすく書く力は仕事において重要なスキルの一つです。新人や若手社員のなかでは、メールの文面作成などに時間がかかるという声も多く聞きます。たとえうまく書けなくても、生成ＡＩなどこれまで以上に便利なツールがあり、身の回りにあるものをうまく活用することもできます。文書の「型」だけでなく、より実践的なポイントをできるだけ簡単に学べるようにと考え、開発しました。

ビジネス文書研修受講者の声／研修の感想

手元にテキストがあったので、視覚的に理解することができた。また、例文が多く載っていたので照らし合わせながら学べたので、ついていくことができた。（2016年5月／情報通信・ＩＴサービス）
グループワークで他の人のを見る事が出来るのも参考になりました。実務に近いテキスト内容だったので、メールや報告書に活かしていきます。（2016年5月／自治体）
ビジネス文書はとても難しいと思いました。ですが、練習すれば書けるようになる、と今日の研修で思うことができました。（2016年5月／自治体）
自分で書けたつもりでも相手に伝わっていないことがわかり、文章というものを見つめなおす時間になりました。今回学び感じたことを業務で使えるようになるよう日頃から意識して文章を作成していきたいと思います。（2016年5月／建設・プラント）
今まで使っていなかったクッション言葉や、正しい文書作成上のマナー等、すぐに使える役立つ知識が多くあった。短い時間に内容が詰まっていて良かったと思います。（2015年9月／製造業（素材・化学））
年次が上がるにつれてお客様とメールのやり取りをすることが増えてきているので、失礼のないように適切な言葉やマナーを使用する、という点で活かせると思います。（2015年8月／法律・会計）
社外、社内に対する文書やＥメールの書き方の基本を細かく指導していただき、今後の社会人生活の糧にしていきたいと感じた、また、講師の方の進め方がとても心地良く、集中して研修に臨むことができた。（2015年4月／製造業）

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