Microsoft365ではじめるDX

社員のスケジュールが一目で分かる

Outlook予定表のスケジュールアシスタント機能を利用すると、イベント開催日時の参加者の予定を一覧して、空いている時間を見つけられます。各人の予定にカーソルを合わせると、予定の詳細が確認できます。
全員の予定が空いていればイベント予定時間の枠が緑色になり、この時間帯に会議を設定できることが分かります。誰かが空いていないと枠が赤くなりますが、いずれの場合もイベントの設定が可能です。

複数ユーザーが同時にファイルを編集できる

オンライン版のOfficeアプリでは、複数のユーザーがファイルを同時編集できます。
インソースでは、チームの予定を記載するExcelファイルをクラウド上に保存し、ミーティングまでに各々が更新して準備します。デスクトップ版と違い、誰かがファイルを開いていても他のユーザーも編集できるため、関わる人が多いファイルを扱う時は非常に便利です。

業務の定型化と自動化

勤怠の修正依頼を自動で通知

インソース人事部では、アンケートフォームが作成できるFormsを利用して、勤怠の記録の修正依頼を受け付けています。
あらかじめFormsに必要事項を入力するための項目を設定することで、氏名や社員番号、問い合わせ内容などを抜け漏れなく取得することができます。回答はPower Automateを利用してExcelに転記され、問合せが追加された旨が担当者に通知されます。

添付ファイルを自動的に保存

「自分宛のメールに添付ファイルが付いていた場合、ファイルを指定したOneDriveのフォルダに保存したうえで、保存されたことを１日に一度メールで通知する」というフローを作成しています。
１日に何通も来るメールの中から、「自分宛」かつ「添付ファイルあり」の条件で絞り込むことで、重要なメールや承認が必要な書類などの見落としが防げます。
また、新しいファイルが保存されたことを通知することで、さらに見落としを防ぐためのチェック機構を備えています。

他にもこんなことが出来ます

・Excelで作った表をWordに埋め込み、常に最新の数値を反映
・Teamsの承認アプリで、どこでも手軽に案件を確認・承認
・Outlookメールにルールを設定し、受信メールを自動で振り分け
・SharePointで、チームのタスクと進捗を一元管理

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2023 AUTUMN

Vol.12 今日からはじめるDX

Vol.12は「中堅・成長企業でのDXの進め方」がテーマです。他社リソースを上手に活用するために身につけたい「要求定義と要件定義」を解説しました。2人の「プロの目」によるDXの取組みへのヒントに加え、身近なアプリではじめるDXを活用事例とともに紹介します。DXお悩みQ&Aでは、中小・成長企業特有の事例を取り上げました。DXをはじめるなら「今」です。

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2024 SUMMER

Vol.14 使えるアセスメント

vol.14は「アセスメント」がテーマです。人的資本経営の注目により「人」の価値を引き出すことが重視されるようになりました。客観的に評価・分析することができるアセスメントを活用することで多様な人材が活躍できる人事戦略に役立てることができます。本誌では、採用、管理職育成など様々な場面でのアセスメント活用方法についてご紹介しております。