上司が“唸る”営業メールの書き方～（17）社長・役員との面会の打診～秘書の方へのアポイント

ビジネスに役立つ文例集

ビジネス文書文例集(社内・社外)基本形/連絡書/始末書/招待状・案内状/お祝い状/お礼状/依頼状/挨拶状etc...

（１７）社長・役員との面会の打診～秘書の方へのアポイント

■シチュエーション

・自分の上席者が異動することをきっかけに決定権のある役員、あるいは社長との面談の機会を得たい
・過去に社長・役員の方と面談したことがあり、取引先として自社、担当者として自分自身を覚えていただいている

■作成のポイント

・秘書をはじめスケジュール管理をする方がいる場合、社長や役員の方に直接アポイントを打診するのではなく、秘書やスケジュール管理者に日時の調整を依頼します
・過去に面談した事がある場合、アポイントの打診は電話でなくても、メールでやり取りしてかまいません。むしろ秘書が社長や役員のご意向を確認する時間を考慮すると、メールの方が好ましいともいえます
・先方の出席者との「釣り合い」を考え、当方の上席者の肩書なども相応になるように心がけます
・メールを書く際には謙譲表現（こちらが譲った表現）を使いましょう

件名：事業所長異動に伴うごあいさつのご相談

○○商事株式会社
秘書室　山田　春子様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の田中でございます。

日頃より、貴社○○部様から＊＊につきましてご用命いただいており
厚く御礼申し上げます。

さて、さっそくですが、このたび弊社、銀座事業所の所長が異動になります。
ついては、日頃の御礼と新任の所長のご挨拶に、ぜひ社長様にお目にかかりたいと
考えております。

お忙しいのは重々承知しておりますが
○月上旬で、３０分ほど松本社長とごあいさつのお時間をいただきたくお願い申し上げます。
山田様にはお手数をおかけいたしますが、
ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

※署名省略

＜新人営業担当者向け豆知識＞

社長・役員など役職の高い方と日程調整をする際は、先に、先方の都合の良い日程の候補をいただき、その後に自社側の都合を調整します。通常のアポイント打診と異なり、自分から具体的な候補日を提示するのは失礼にあたります。アポイントは当方からのお願いとなるため、当方が先方のスケジュールにあわせるのが基本です。

お客さまも自分の上席者も多忙です。忙しい方同士の日程調整をスムーズに行うために、複数の候補日時から、迅速に日程を確定します。その際は２～３週間先、場合によっては１カ月以上先が望ましいです。

社長・役員クラスの方へのアポイント依頼は緊張するものですが、臆せずチャレンジしましょう。意外に思うかもしれませんが、一生懸命に仕事をしている初々しい新人は好印象となります。「ぜひ、仕事の心構えなどご指導ください」などとお願いすると良いアドバイスをいただけることもあるかもしれません。