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ビジネス文書研修

文書・資料作成

ビジネス文書研修

お客さま、上司が短時間で内容を把握できるインソースオリジナルの「文書ピラミッドの法則」を習得する

No. 1000000 9907001

対象者

  • 新入社員
  • 若手層
  • 中堅層

・これから配属予定、あるいは配属して間もない新人の方
・日常業務として社内外の文書・メール作成の業務を行っている方
・今現在、自己流で文書作成をしている方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 相手に分かりやすく伝えるための文書を書くのが難しいと感じる
  • 議事録や報告書を書き慣れていないために、作成するのに時間がかかる
  • 部下に文書作成を依頼しても、欲しい情報が全く書かれていない

※対象者別のおすすめ研修もございます
・メールでの文書作成が多い方は「Ｅメールの書き方研修～顧客満足度を高める」
・後輩や部下に文書の指導をする立場の方は「正しいビジネス文書の教え方研修」
・文書力をさらに磨きたい方は「ビジネス文書レベルアップ研修～相手が唸る文書の書き方」
がおすすめです。

研修内容・特徴outline・feature

本研修では、読み手を意識することを大前提としたうえで、相手にわかりやすい文書作成の方法を学んでいただきます。

＜研修のポイント＞
①文書の基本的な構成ルール～主語・述語や一文あたりの文字数について
②伝えたいことを簡潔にまとめる力～情報の取捨選択による要約
③相手が欲しい情報を考える力～キーワードや数字を記載する
④社外文書の基本的な型
　～ＦＡＸ送付状・書類送付状・案内状・お祝い状・お詫び状・お礼状・依頼状

到達目標goal

  • ①相手が一目見て内容を把握できる書き方を理解する
  • ②日常業務で報告書や議事録などを自分で作成することができる
  • ③相手の知りたい内容が過不足なく書かれた文書を作成できる

研修プログラムprogram

  内容 手法
  • 【Ⅰ.基礎編】
  • １．ビジネス文書とは　～基礎知識
 講義
  • ２．ビジネス文書作成時のポイント
    （１）ビジネス文書作成の基本
    （２）ビジネス文書の構造
    【ワーク】＜要約文書＞ライバル社の動向について上司に報告する
 講義
ワーク
  • ３．社内文書
 講義
  • ４．社外文書
    （１）基本形　～慣用表現を活用して丁寧に
    （２）社外文書のあいさつと結びの慣用表現
    （３）封筒・はがきの宛名の書き方
    【ワーク】正しく宛名を書く
 講義
ワーク
  • 【Ⅱ. 実践編】
  • １．社内文書　①報告書
    （１）社内報告書の全体構成　
    （２）報告書作成のポイント
    【参考】お客さまに提出する報告書
    （３）報告書の具体的な書き方
    【ワーク】展示会見学の報告書の作成
 講義
ワーク
  • ２．社内文書　②「その他の社内文書」
    （１）連絡書
    【ワーク】通知文の作成
    （２）始末書
 講義
ワーク
  • ３．メール作成のポイント
    （１）メールの構造　
    （２）メール作成のポイントまとめ
    （３）メールの注意事項
 講義
  • ４．社外文書
    （１）ファックス送付状
    （２）書類送付状
    （３）招待状・案内状
    （４）お祝い状
    （５）お詫び状
    （６）お礼状
    （７）依頼状
    【ワーク】依頼文の作成
 講義
ワーク
  • 参考資料
    １．メモの取り方のポイント　～ビジネス文書を作成する前に
    ２．文書表現の注意点
    ３．言葉遣いの基本
    ４．封筒・はがきの宛名の書き方
    ５．議事録の形式
講義
  • ■講義内で、演習問題の中から３題程度演習を実施いたします
    【演習問題】
    ①②＜要約＞ライバル社の動向について上司に報告する
    ③＜報告書＞展示会見学の報告書の作成
    ④⑤Eメール文書作成（社内への通知文・社外への依頼文）

企画者コメントcomment

仕事において重要なスキルにもかかわらず、ノウハウを上手く教えられる人が少ないために、「なんとなく」で書き続ける……ということも多いようです。ビジネス文書は、一度身につけてしまえば、一生使えるスキルです。自信をもって文書作成ができることは、必ずあなたの強みになります。

慣れないうちは難易度が高い「報告書」については、「読み手」が求める見やすさ・内容が書けるようにポイントをまとめました。ＳＮＳの普及に伴って、Ｅメール作成もつまづきやすい点となりつつあります。いずれも、作成イメージを持てるよう、フォーマット付きで解説いたしました。

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※受講者数１名以上の場合から、リクエストを受け付けております

※ご連絡いただいてから研修実施まで、通常2か月程度かかります（2か月以内での急ぎの実施も、ご相談可能です）

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受講者の評価evaluation

研修評価

内容：大変理解できた・理解できた

98.4%

講師：大変良かった・良かった

96.8%

※2023年10月～2024年9月

実施、実施対象
2024年7月　　　　　15名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
93.3%
参加者の声
  • メールとチャットのやり取りでは、敬語やクッション言葉がすぐ出てこず困ることも多かったので、本日の研修で知った言い回しなどを、今後のメールとチャットで活かしていく。
  • メールにおける言葉遣いや構成など、学んだ内容＋テキストを参考にしながら、伝えたいことが伝えられる文書作成を目指していきます。また、情報を要約する際の取捨選択など、状況に応じて要約できるよう意識していきたいです。
  • 今までは言葉遣いにばかり目を向けており、相手が見やすい文章を書くことができていなかったので、今後は、相手が見やすく理解しやすい文書作成を目指していきます。また、定型だけでなく、自分の気持ちが伝わるような文書を作るために、ますは基礎をしっかりと固めたいてす。
  • 今回学んだメールの作成方法について、外部の業者とメールを行う機会が多いため、学んだ内容を活かし、失礼のない、正確な内容のメールを作成できるようにしていきます。また、「識事録」＋「報告書」などの作成はしばらく行うことがないが、作成する時に書けるよう、日々の復習に力を入れていきます。

実施、実施対象
2024年6月　　　　　24名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 「具、簡、論、好」とあったように、相手が読みやすくわかりやすい表現の文書をかけるよう練習していきたいと思う。また、同じ内容でも、立場によって上司への報告内容が異なることから目的や立場の明確化を行いたい。
  • 「誰に何を伝え、どう反応してほしいか」という目的を明確にしたうえで文書作成に取り組み、先輩や上司と効率的に情報共有したい。
  • ビジネス文書やメールの書き方について学び、目的を設定して書くことが重要だと感じました。実務では、このことを活かして、相手の状況に応じた目的を設定し、相手が求める情報を伝えられるようにしたいです。
  • 文書を送る相手によって、書式も変える必要があるため、必要に応じて記書きの際の言葉遣いや、誰にどのように報告や連絡をしてどのように反応してほしいかなどを意識して文書作成をしていきたいです。
  • 文書はコミュニケーションの一つであることを意識して、今後社内外の文書の作成やメールやチャットを使用する際に目的に注目して文書の作成を行う。

実施、実施対象
2024年5月　　　　　17名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
94.1%
講師：大変良かった・良かった
88.2%
参加者の声
  • メールや日報・報告書などの基本フォーマットを学べたので、業務をするうえでの不安が少し解消されました。ビジネス文書の作成は会社のマナー・社会的地位・評判につながるのでそのことを意識したいと考えました。
  • 抑えるべきポイントなど説明が非常にわかりやすく、ビジネス文書についてよく理解することができました。返信の際には、最初の３行の次は「ありがとう」という感謝を伝えるということを学べたことがとてもよかったです。
  • 相手が見てわかる状態にビジネス文書を持っていきたいと思いました。即座に要約する能力や数字を用いて、簡潔で分かりやすい文書作成に努めて参ります。
  • 伝える文章でなく伝わる文章を書くために、必要な情報を取捨選択することを学んだので、日々仕事をする中で必要になるホウレンソウに役立てていきたいです。
  • 仕事の時間は自分だけでなく相手の時間で成り立っていることに気づいたので、相手の時間を奪わないようにしていきたい。

実施、実施対象
2024年4月　　　　　34名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
97.1%
講師：大変良かった・良かった
94.1%
参加者の声
  • メールの送り方、文書構成を学ぶことができました。件名のところには「要確認」であったり、「要」などを強く押し出すとよいと学びました。今後、会社でメールを使う機会が多いので、そういったところで生かしていきます。
  • 特にこれまで口頭での報連相を学びましたが、それ以上に簡潔な構成が求められることが重要、かつ求められるため、この意識を念頭に、より一層情報の取捨選択を上達させていきます。
  • メールの書き方や、報告書など資料の作成方法を学習し、シンプルで簡潔な文書を意識するように実践する。特に「見て理解できるようなメール」が書けるように、学んだことを活かしたい。
  • ビジネス書を作成するときは、「形式としての適切さ」「要点をおさえているか」「タイムリーさ」を意識します。そして、日本人の特徴がよく出る内容だと感じたので、季節の挨拶なども、誇りを持ってお客様や内部に文書を作成できればと思います。

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本研修の評価
内容をよく理解・理解
98.4％
講師がとても良い・良い
96.8％

※2023年10月～2024年9月

年間実績公開講座の年間実績
受講者数※1
名
開催数※1
回
講座数※2
種
類
WEBinsource
ご利用社数※2
社

※1 

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