上司が“唸る”営業メールの書き方~アポイントの打診

(1)アポイントの打診

■シチュエーション

・システムを提案中のお客さまにアポイントを打診する
・訪問目的はシステムのデモンストレーション

■作成のポイント

アポを打診する理由は簡潔に記載しましょう。想定している所要時間も記載すると親切です。

※アポイントの打診は電話で直接お話するのが基本ですが、不在の場合やお伝えする情報量が多い場合はメールにて日程確認をしましょう。

件名:ABCシステムのデモンストレーションのアポイントの件

××株式会社
情報システム部
高橋 太郎様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の鈴木でございます。

さて、早速ではございますが、先日ご案内いたしました
「ABCシステム」について、実際の画面や操作方法などを
デモンストレーションにて、ぜひご覧いただきたいと思っております。

当方の勝手を申し上げ、誠に恐縮ではございますが
以下の候補日の中から高橋様のご都合のよい日時を
ご返信いただけませんでしょうか。
ぜひお伺いさせていただきたく存じます。

7/6(木)以降にご希望の日時がおありでしたら
ご教示くださいませ。

■候補日時
7/4(火)15:00~18:00
7/5(水)13:00~18:00
7/6(木)13:00~18:00

所要時間としては、1時間30分程度を想定しております。
また、弊社からノートPCを持参いたします。

お忙しいことと存じますが、ご検討のほど
よろしくお願い申し上げます。

※署名省略

<新人営業担当者向け豆知識>

候補日時をお客さまからご提示いただけるようにお願いすることもあります。しかし、せっかくご提示いただいたのに自分の都合が合わず、日程調整だけでメールがいったり、きたりとなることは避けたいものです。

当方の勝手を申し上げ……”と前置きをして、自分から日時を提示すると印象もソフトになり、お客様も回答しやすい文章になります。


(※※※要注意ポイント※※※)

会社の代表や取締役、部長クラス等、役職の高い方へ直接アポイントを打診する場合は上記とは少々異なります。役職の高い方であればあるほど、先々までスケジュールが決まっていることが多いものです。先方のご都合を優先する姿勢で、期間を幅広く提示し、ご希望をいただくようにします。また、自社の役職者も同行するなどの追加情報も伝えるべきです。 当方から候補日を列挙する、日時を指定するのは失礼にあたります。

<例> 7/4(火)~7/7(金),7/10(月)~7/13(木)の間で 
    1時間程度 お時間をいただけませんでしょうか。
    ぜひ弊社の営業部長と共に訪問させていただきたく存じます。

返信をいいただいた後はスピーディに返信して約束を固めます。
(17)以降の「社長・役員との面会の打診」の文例も参考にしましょう。

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