プレゼンも怖くない！説明上手になれるトーク術

2019.05.31

ビジネス

ビジネスの世界では、どんな業種であってもコミュニケーション能力は必要不可欠です。よく「報・連・相」が大事だといわれますが、説明下手では「報・連・相」もままなりません。では、どうしたらトーク技術を向上させられるのでしょうか。

基本は相手の目を見て話すこと

1対1での会話でも、プレゼンテーションのような大人数相手のトークでも、相手に言葉で何かを伝えるという意味では同じです。

トーク技術で何よりも大事なのは、相手の目を見て話すこと。「目は口ほどに物を言う」ということわざがありますが、自分の意思を伝えるには、言葉だけでなく目や表情も大きなポイントになります。

ただ、相手の目をじっと見つめてしまうと、睨んでいるような印象をもたれてしまうことがあります。顔はしっかりと相手に向けつつ、少し視線をずらして、相手の鼻先か口元あたりを見るようにしましょう。

大切なことは最初に言う

ビジネスの現場では、時は金なり。要領を得ない説明に時間をかけるのは、自分だけでなく相手の時間まで奪ってしまうことになります。

物事を説明する時には、なるべく簡潔に述べるよう心がけましょう。

コンパクトに分かりやすく伝えるコツとしては、まず話の概要や結論を言ってしまうことです。

「××の件についてのご報告です」「こんなトラブルがありました」といった概要や結論を最初に述べると、相手も聞く体制を作ることができます。それから詳細を伝えるようにすると、話の内容が伝わりやすくなるのです。

イメージとしては、テレビのニュース番組を思い浮かべてください。ほとんどのニュースは、「いつ、どこで、何があった」と大まかに語ってから、詳しい経緯などを伝えているはずです。

トーク下手を自認する人は、ぜひニュース番組を参考にしてみてください。

ひとつひとつの文を短くする

言いたいことを手早く説明しようとすると、ついだらだらと長文で話し続けてしまうことがあります。これは、相手になるべく口を挟ませず、すべての説明を終えようとする心理から起こるものです。

しかし「このトラブルが起こったのは、××××という理由が主なのですが、△△△△という状況もあり、そのため□□□□できないので、○○○○にするか●●●●にすれば××××にならず、※※※※も回避できると思います」と言われたらどうでしょうか。

伝わりやすくするためのコツとしては、ひとつひとつの文を短くすること。そして、一文に盛り込む要素は、できる限りひとつにすることです。

例として、上記の文を言い換えてみましょう。

「このトラブルが起こったのは、主に××××という理由です。しかし、△△△△という状況もあり、□□□□できません。対策としては、○○○○か●●●●が考えられます。すると、××××にならず、※※※※も回避できると思います」

このように、ひとつひとつの文を短くすると、話の内容が伝わりやすくなります。

漢字熟語を必要以上に使わない

トークは耳で聞くものです。難しい言葉や漢字熟語など分かりづらい部分があると、そこで相手の思考が停止してしまいます。

例えば「身体に連日の疲労が蓄積すると、生産効率は低下します」といった言い回しは、文字で見るとそれほど分かりづらくはありません。しかし耳で聞くと、「しんたい」「れんじつ」といった語句をいちいち頭の中で漢字に変換するという過程が生まれるため、ほんのわずかですが、理解するまでに時間がかかってしまいます。それが何度も続くと、分かりづらいと感じるようになってしまうのです。

「体に毎日の疲れがたまると、生産効率が下がります」のように、漢字熟語を必要以上に使わないようにすると、分かりやすい文になります。ポイントとしては、ひらがなで書いても分かる文を心がけるといいでしょう。

プレゼンなどの際も同じです。配布資料に書いてある漢字熟語を、易しい言葉に置き換えて話すだけで、説明上手という印象になります。