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行政向け指示力強化研修～部下・後輩に仕事を任せ、生産性を高める（１日間）

行政向け指示力強化研修～部下・後輩に仕事を任せ、生産性を高める（１日間）

業務効率化を進め、限られた人的資源でよりよい行政サービスを提供できるようになる

研修No.B IMP255-0700-5788

対象者

  • リーダー層
  • 管理職

・業務指示をする機会のある行政職員の方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 指示通りに仕事が進まず、ミスやトラブルが頻発している
  • 「自分でやったほうが早い」と思ってしまい、任せることができない
  • 時間外労働を削減し、ワークライフバランスの実現につなげたい

研修内容・特徴outline・feature

明確な指示で部下・後輩に仕事を任せ、生産性向上を目指す研修です。まず仕事を任せる基準や選び方を学び、自身の仕事を洗い出し分類しながら、実際の部下・後輩への任せ方を考えます。そのうえで、具体的な指示の出し方として、指示内容を可視化するための「マイかんばん」を作成します。フィードバックでの声かけやチーム目標の共有など、部下・後輩が指示したことを徹底できるような働きかけ方も身につけます。

研修のゴールgoal

  • ①部下・後輩に任せる仕事を切り出せる
  • ②業務指示をわかりやすく伝えられるようになる
  • ③効率的に仕事を進めるチームをつくり、サービス向上のための時間を捻出する

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．安定した行政運営のために
    【ワーク】仕事を進めるうえで課題に感じていることを洗い出す
    （１）行政組織を取り巻く現状
    ①労働人口の減少　②職員の時間外勤務の状況
    （２）生産性向上は至上命題
    （３）パフォーマンスを高めるための部下・後輩の動かし方
    ①部下・後輩に仕事を任せる　②明確な業務指示を出す
講義
ワーク
  • ２．部下・後輩への仕事の任せ方
    【ワーク】仕事を任せる際に工夫していること、難しいと思うことを共有する
    （１）部下・後輩に仕事を任せられない理由
    ①自分でやったほうが早いと考えている　②人に頼める仕事がないと思っている
    （２）仕事を任せることのメリット
    ①作業効率が高まる　②リスク管理を容易にする
    ③仕事の文書化、マニュアル化につながる
    （３）任せる基準
    （４）任せるための事前準備～自身の仕事の構成を考える
    （５）任せる仕事を選ぶ４つの視点
    ①自分がやらなくてもよい　②ルーティン化している　③育成につながる
    ④突発的である
    （６）任せる仕事を考える手順
    【ワーク①】自身の仕事を、自分でなくてもよい仕事、育成につながる仕事、突発的な仕事に分類する
    【ワーク②】ルーティン化している仕事を分類する
    【ワーク③】任せる仕事を決定する
講義
ワーク
  • ３．明確な指示の仕方①～理解しやすい伝え方
    【ワーク】これまで部下・後輩に伝わりにくかった指示を振り返る
    （１）指示をするための事前準備
    ①目的を明確にする　②対象者を考える　③指示すべき内容を理解する
    ④ヌケモレがないか整理する
    【ワーク】指示内容を５Ｗ１Ｈを用いて整理する
    （２）指示の仕方
    ①伝える手段を決める　②伝え方
    （３）中間確認をする
    ①伝わっていなければ指示ではない　②中間報告で効率を上げる
    ③あらかじめ中間報告を依頼する　④自ら中間確認をする
講義
ワーク
  • ４．明確な指示の仕方②～かんばんの活用
    （１）インソース流かんばん方式～指示を徹底的に見える化する
    （２）かんばんの作り方
    ①かんばんの要素を洗い出す　②仕事のあるべき姿に基づいた指示を明記する
    【ワーク】ルーティンワークの所要時間とその根拠を書き出す
    ③かんばんに、上司として支援することを書き出す
    【ワーク】部下・後輩に任せる仕事について、マイかんばんを作成する
講義
ワーク
  • ５．指示したことを徹底させるために
    （１）ルールを遵守させる
    （２）フィードバックで動機づけする
    【ワーク】部下・後輩にどのような言葉をかけるか考える
    （３）日頃からチームの目標を共有する
    ①目標は繰り返し伝える　②責任を持たせる
    （４）チーム全体でフォローし合う
講義
ワーク
  • ６．まとめ
ワーク

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全力Q&A{{list[0]['category']}}関連の全力Q&A

よくあるご質問について、研修のプロとして熱く丁寧に回答します。

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

ＢＰＲ（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）が注目されるなど、行政組織の抱える課題を解決するために業務改善の必要性がますます高まっています。人材不足が深刻化する中、限られた人員で組織を運営していくためには、職員一人ひとりのパフォーマンスを高めるほかありません。本研修を業務配分と指示の仕方を見直すきっかけとし、職場の生産性を高めていただきたいと考えます。

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