「タイムマネジメント」と聞くと、つい魔法のような時短テクニックを期待してしまいがちです。しかし、１日の時間はみな平等に２４時間で、時間そのものを増やしたり伸ばしたりすることはできません。すなわち、タイムマネジメントとは、「時間を管理する」のではなく「仕事をコントロールする」ということであり、「タイムマネジメントが上手にできる」とは「仕事を上手に進めるスキルが高い」と言いかえることができます。

そこで、「仕事を上手に進めるスキルを高めよう」と考えてみましょう。
優先順位のつけ方に始まり、関係者へのコミュニケーションや資料作成、パソコンスキルなど、少し考えただけでも幅広い解決策が思い浮かぶのではないでしょうか。 これらひとつひとつのスキルを少しずつ強化していくことで、結果として「仕事がスムーズに進む」ことが実現できるはずです。
このように、「タイムマネジメント」とは一般的に言われている言葉のイメージよりも、実は複雑で難しいテーマであると言えます。

１時間あたりの自分の価値を最大にできるように強く意識することが大切です。
誰しも、「今日は１８時の新幹線に乗って旅行に行く」という予定があれば、１週間前くらいから予定を調整し、当日も常に時間を強く意識して過ごすと思います。
極端な話、この状態を毎日保つことができればタイムマネジメントは実現できます。
ただ注意したいのが、単純に「早く帰る」だけを目的にしたタイムマネジメントを行ってしまうと、仕事の品質が下がったり周囲に迷惑をかけたりするなど結果としてマイナスになってしまうことがあります。時間短縮だけを考えるのではなく、自らの「生産性を高める」という意識を持つことが大切です。

タイムマネジメントに限らず仕事で大切なのは全体像をつかむため見える化することです。
仕事の見える化の方法は以下の通りです。

• ①まず自分が抱えている仕事のうち１０分以上を要するものをすべて洗い出します
• ②大まかな優先順位を決めます
• ③週間での大まかな予定を立てます（後述の３０マス計画表が便利です）
• ④今日やることを明確にしていきます（逆にいうと、"今日やらないこと"を決めてしまいます）

自分のタスクをいつでも見える化しておくことで、突然の予定変更などのイレギュラーも対応しやすくなります。またWEBアプリなどのスケジュール管理機能でチーム内にも予定を開示しておくことで、チーム全体の効率化にもつながります。
具体的な優先順位の付け方やスケジュールの組み立て方については後ほど詳しく解説していきます。

タスクの管理表などをフル活用してしっかりと自分の仕事を計画していくことはもちろん大切です。
実際にはタスク管理やスケジュール管理は、手帳やWEB上のアプリケーションでしっかり見える化している方も多いと思います。ただ、毎日時間管理について"振り返り"をしている方はそう多くはないのではないでしょうか。

さて、ここで仮に自分は陸上２００mの選手だと想像してください。
タイムを少しでも縮めるためには、どのような工夫が必要でしょうか？
色々なアイディアが浮かびますが、前提としてタイムを縮めるには"前回のタイム"を知っていないと話になりません。つまり、記録を残し続けることが次回の工夫の出発点だということです。

その日の計画が、実際には予定通り進んだのか？イレギュラーにはどんなことがあったのか？予定通り進んだなら、どんな工夫が成功につながったのか？集中できたのはなぜなのか？
これらを毎日蓄積していくことで、自分はこうすればタイムマネジメントがうまくいうという「方程式」のようなものが見えてきます。

この振り返りをKPT法と呼びます。
「Keep(うまくいったこと)・Problem(改善点)・Try(次回への工夫)」です。
タイムマネジメントに限らず、自己成長を促進させるうえでとても汎用性の高いフレームワークですので覚えておいて損はありません。

また計画と実態との整合チェックを繰り返すことで、自分が今日こなせる仕事量が判断できるようになってきます。
「この分量なら多分今日中に終わるだろう」という見立てが「この分量なら今日の１５時までに終わるな」という具合です。

仕事には、処理の仕方・自由度によって、４つの種類があります。

• ①考える仕事
• ②こなす仕事
• ③完全に時間を拘束されてしまう仕事
• ④少しなら時間を自由に使える仕事

有名なパレートの法則（８０：２０の法則）の通り、全体の成果の８割は重要な２割の時間によって生み出されています。この重要な２０％の仕事を発見するためには、自分の仕事を重要度と緊急度の２軸で整理することが重要です。

基本的な優先順位は①②③④の順です。
②には、業務改善や部下指導、リスク管理などの業務が当てはまります。
③には、突発的な社内提出資料、突然の電話や来訪、書類探しなどが当てはまります。

ポイントは、②と③の優先度を逆にしがちな人が多いという点です。
本来は、緊急ではないが重要な仕事から着手すべき時間を③の仕事に奪われているケースが多く見受けられます。自分でこの順番を意識する癖をつけていくことが大切です。

業務に着手する前には、必ず成果物イメージを、ＱＣＤＲＳで明確にします。

• Quality

  品質レベル

  どのくらいの品質を目指すのか

• Cost

  コスト

  どのくらい時間を投入するのか

• Delivery

  納期・締切

  いつまでに仕上げるのか

• Risk

  リスク

  どんなリスクが潜んでいるのか

• Service

  サービス・配慮・気遣い

  どこまで配慮するのか

特にホワイトカラーの職場は、個人の仕事の裁量が大きいためこのフレームワークが重要になります。
ここで気を付けたいポイントは、仕事が上司からの指示の場合です。
ＱＤＣＲＳが明確でない指示を受け取ってしまうと、結果としてムダが発生する可能性が高くなります。多少嫌がられようとも、上司に対してＱＣＤだけは確認しておくことをおすすめします。「どんな品質を」「どれくらいの時間をかけて」「いつまでに」 やるべきなのかを明確にしておくことで、コミュニケーションのトラブルが少なくなります。
また、自分がだれかに仕事の依頼を行う場合もこのフレームワークが有効です。

社内の会議でも、客先での打ち合わせでも、最後は必ず "誰が、いつまでに、何を"を確認するようにします。ＱＣＤＲＳを意識して仕事をしている人でも、ミーティングになった途端にうまくできない人が続出するので注意が必要です。
特に、会議や打ち合わせの場において自分が年下や立場が弱いケースでは最後に自分が"仕切る"ことを遠慮してしまいがちです。
「それで、結局いつまでですか？」と直球で聞きにくい場合には、
「再確認なのですが、私は〇〇を来週火曜日までに作成するという認識でいいですか？」とやんわりと聞いてみるのがベターです。

３０マス週間計画表は、１週間を３０マスに分け、そのマスごとに何をするかを大まかに決め、それにあわせて仕事をするためのツールです。
午前は２マス、午後は３マス、夜は１マスで区切ります。

注意点は、１日の中で１コマは予備を設けておくことです。これにより急な仕事にも対処しやすくなります。

毎朝もしくは帰る前に、その日１日でやることを決め、スケジュールを組み立てます。 その際は大まかなスケジュールではなく、３０分単位、１時間単位で決めておきます。

特に顧客対応を行う部署では、その日の仕事はその日になってみないとわからないことがあります。
問合せやトラブル対応などはいつ発生するかわかりませんので、「日常的な小さな突発業務」だけに的を絞って対策を考えることが有効です。 例えば、「社内からの問合せと調整のため、毎日９０分あらかじめ時間を確保しておく」などです。
つまり、いかに"イレギュラー業務"を"レギュラー業務"としてタスクに組み込めるかが肝になります。

また突発業務であったとしても「今日絶対にやるべきこと」と「明日以降でもＯＫなこと」の２つに分けて考えることで、集中して目の前の業務にあたることが可能です。

上司へこの順番でやろうと決めて、相談する（決めてもらう）ことが有効です。
また重要度と緊急度の２軸で整理したタスクを一緒に見てもらい、フィードバックをもらうと上司の判断軸を知ることができます。

自分がボール(情報)を握っている時間が長いことが考えられます。
ボールを早く次の人になげる、または、次の人へ投げる予定日を事前に伝えておくことで、催促の回数を減らすことができます。この時、「実際に連絡できる日程+１日」を目安に期限を伝えておくと余裕が生まれます。
いずれにしても自分でボールを長く持ちすぎないように心がけましょう。

この問題も上司や先輩に相談してみるのがおすすめです。理由は、今のあなたの置かれている環境やレベルによって最適な回答は変わるはずだからです。

ただ、どうしても２択にするのであれば、早く提出する方を選んでください。
巧遅拙速（巧みで遅いよりは、拙くても速い方が良い）という言葉の通り、ビジネスにおいて速いということはそれだけで価値があることです。

仕事のやり直しを指示されることが多い場合には、事前のＱＣＤＲＳの確認不足とホウレンソウが間違っている可能性が濃厚です。
特にホウレンソウのポイントは、「相談の量」です。
事前に上司に仕事のやり方や成果イメージをこまめに相談しておくことで、手戻りが少なくなります。
勘違いしがちな点は、「報告を増やす」わけではないということです。つい報告が大切と思いがちですが、一番大切なのは着手前の「事前の相談」です。
「先日の報告書が完成しました！」という報告よりも「先日の報告書ですが、このような分量と作業時間で構いませんか？」という相談をした方が良いということです。

先手を打つことで、顧客や関係者からの問合せを減らすことが有効です。
問合せを受ける最大の原因は、「必要な情報を連携していないこと」にあります。お客様が感じる「あれ？これはどうなってるんだっけ？」という疑問を、先回りしてつぶしておくことが重要です。
営業職であれば、全体の流れや次回の打ち合わせ日程を明確にしておくだけでも連絡の量を減らすことが可能です。
また口頭だけで情報を伝えるのではなく、紙やメールなど共通認識として残る媒体で伝えるようにすると、再確認の回数が減ります。

自分のやる気が出たときに、完結できるように事前準備しておくことが大切です。
見積書の押印や契約書の法務部門チェックなど、誰かの承認を得ないと先に進まないとわかっている仕事については、少し無理をしてでも早めに対応してしまうことです。
「他の人のチェックはすべて終了していて、あとは自分の作業を行うだけ」という状態にしておくことで、ストレスなく仕事を進めることができます。

日頃から業務にムダがないか発見するための着眼点として ５つのムダをご紹介します。

部署全体・組織全体のタイムマネジメントを行いたいという場合には、リーダー主導でスタートさせることが大切です。
よく当社がお伺いするケースとしては、部署の改善案を中堅や若手クラスが時間をかけて検討したものの、最後に管理職や部門長に動いてもらうことができずに改善が失敗するというものです。

ただ、自分はリーダーではないがどうしても部署全体の改善を図りたいということであれば方法はひとつ、「意思決定権のある人」にプロジェクトに参加してもらうことです。
またプロジェクトに巻き込めない場合であったとしても、こまめにキーパーソンへ相談・報告し続けることが大切です。

部署の改善では、何よりも「ルールを決めて、人を動かす」ことが重要になってきます。これはリーダーシップそのものです。
リーダー主導でのタイムマネジメントが実現したのちに、初めて現場に合わせた細かいタイムマネジメントが効果を発揮します。