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意外と徹底できていない？！報連相の目的・重要性・方法とは？
2019.05.27
- ビジネス
ビジネス界で必須である「報告・連絡・相談」。組織で働く上で、仕事をより効率的にする潤滑油ともいえる存在ですが、あなたは今でも報連相が出来ていますか？既に仕事のルーティンワークに組み込まれている場合も多いかと思いますが、その方法と重要性、目的についてまとめていきましょう。
報連相（ホウレンソウ）とは？
一般的に報告・連絡・相談のことで、今から30年以上も前に野菜のホウレンソウに例えた表現を使い、風通しのよい組織づくりのために考えられたものだと言われています。
報告……主に上司からの指示や命令に対して、部下が経過や結果を知らせる行為のこと
連絡……関係者に業務・作業情報を知らせること
相談……業務の過程で困った時や迷った時など、周囲に参考意見を求めること
いずれもビジネスシーンでよくあるコミュニケーションですね。これらが円滑にできていない組織やチームは、仕事のミスやトラブルが多発する恐れがある為、今ではビジネスマンの必須スキルのひとつとも言えるでしょう。
報連相の目的とは？
報連相の一番の目的は、組織・チーム内での情報を共有し、連携を強化するためです。仕事をするうえで、組織の一員である以上、1人ですべて完結するという内容はありません。必ず同じミッションを持った人が存在するのが組織です。
更に、縦と横にそれぞれ人間関係があり、情報共有と意思疎通ができていれば、問題が起こった際の対応もそれまでの背景が分かっていれば早いでしょう。
問題が無くても日々の業務がよく見え、改善点が見つかることもあります。チームプレーのレベルを上げるために、報連相を徹底する事が成功への近道なのです。
報連相の重要性
報連相の重要性は、情報を共有することでミスを最小限にして、業務を円滑に進める点にありますが、そもそも会社の信用問題に発展するほどの大きなミスをするという展開は、適宜報連相を重ねていれば防げるものではないでしょうか。
上司も自分の性格や仕事スタイルをよく理解しやすくなりますし、必要なフォローを入れてくれることもあるでしょう。
また、メリットがあるのは上司ばかりではありません。自分が取り組んでいる仕事を、第三者に伝えるという作業が発生する事によって、その全貌を分かりやすく整理する機会にもなり、回数を繰り返すほど説明レベルがあがり、あらゆる業務で効率化が図れるようにもなります。
報告の方法
相手の仕事の仕方、スケジュールを把握しながら、報告方法を考えましょう。
口頭……急ぎの場合。結論から述べ、その後状況や原因を説明します。
自分の考えは、意見を求められたら発言する程度にします。
記述……内容が複雑な場合や、グラフや図式を用いたほうが分かりやすい場合。
時間・数量・数値などを明確に表記しましょう。
連絡の方法
対象・内容・緊急度・重要度によって異なるため、内容により使い分けましょう。
いずれにしても、受け取る側が分かりやすいように端的にまとめます。
口頭
急ぎのもの、簡単なもの。対象者が多数の場合、朝終礼や会議、放送、を利用する
文書
重要なもの
方針に関するもの
数字を伴い、グラフや図表を示すもの
要記録のもの
伝言だけでは、間違いが起こる恐れがあるもの
所定の様式が決められているもの
制度化されているもの（定例報告や日報等）
相談の方法
相談は事前の準備が大切です。良いアドバイスをもらうためには、自分の持っている情報を整理し、順番通りに分かりやすく伝えましょう。
1. 現状と全体像の説明
2. 事柄の目指しているところ
3. 相談する前にすでにやったこと、その結果
この3項目を伝えることで、相談をされた側からは「どの部分に問題があって、どういうことをしたらいいのか」という事が分かりやすくなり、より的確なアドバイスを与えることができます。
報連相はチームでの役割を果たすために必要
日ごろ、報連相がルーティン化しているととても楽ですが、特に上司や同僚との別行動が多い仕事や、拠点が違う場合など、どのくらい報連相すべきか悩むこともあると思います。
仕事の方向はどんどん変化していくものです。報連相がしっかりしていれば、因果関係や時系列の流れを周囲や上司にも理解してもらえ、全体像を掴んでもらうことでつじつまが合い、混乱も防げます。
緊急性・重要性をうまくコントロールしながら、チームでの役割を果たすために日ごろから気を付けていきたいものですね。
配信元：日本人材ニュース
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