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事務ミス防止研修～原因を理解し、未然に防ぐ仕掛けを考える

業務改善・マニュアル作成

事務ミス防止研修～原因を理解し、未然に防ぐ仕掛けを考える

自身の業務を分解し全体像を把握することで、ミスが起こらない仕組みを考えます

No. 2110100 9913016

対象者

  • 若手層
  • 中堅層
  • ・業務でのミスを減らしたい方
  • ・ミス防止について、業務改善に取り組みたい方

よくあるお悩み・ニーズ

  • どうすればミスを減らすことが出来るのか、わからない
  • 確認することを心がけているが、どうしてもミスしてしまうことがある
  • わかっていてもおざなりにしてしまい、結果ミスに繋がってしまう

研修内容・特徴outline・feature

本研修では、ミスの起こる原因や特徴を理解し、まず自分がミスを起こさないポイントを整理します。「人間はミスをしてしまうもの」を前提として、ミスを防止する仕組みについて学んでいただきます。

◆研修のポイント
①ミス防止のための思考
②仕事の分解
③適正なチェック
④業務の見直し
⑤ミス防止対策の計画作成

到達目標goal

  • ①自身の業務において、ミスの起きやすい仕事の仕方を改善することができる
  • ②ミスを防ぐための仕組みや、工夫を知ることができる

研修プログラムprogram

  内容 手法
  • １．ミス防止の考え方
    【ワーク】ミスはなぜ発生するのか考える
    （１）人はミスを犯すもの
    （２）ミスの種類と要因
    （３）ミス防止のためのシステム思考① ～まず個々人がやっておくべきこと
    【ワーク】課長の依頼を引き受ける際に確認すべきことを「ＱＣＤＲ」の
    枠組みで考える
    （４）ミス防止のためのシステム思考②　～ミス発生後
    （５）ミス防止はＰＤＣＡサイクルで考える
 講義
ワーク
  • ２． ミスが起きやすいポイントの見つけ方
    （１）仕事の流れを整理する
    【ワーク】幹事として、歓迎会の案内をメールするまでの仕事の流れを
    整理し、注意すべきポイントを考える
    （２）仕事の流れを検証する視点
    （３）【演習】請求書送付をもとに考える
    （４）【演習】自分の業務について考える
 講義
ワーク
  • ３． ミス防止のための適正なチェックとは
    （１）チェックリスト作成の原則
    （２）チェックした後の動きを明確にする
    （３）【演習】請求書誤送付、メール誤送付防止のチェックリストを考える
    （４）【演習】自分の業務について、ミスのチェックリストを考える
 講義
ワーク
  • ４． ミス防止のための仕組みとしかけ
    （１）業務見直しの考え方
    （２）仕組み・しかけの工夫
    （３）ミスに事前に気づくための工夫
    （４）対策案の評価方法
    （５）【演習】仕組み・しかけの工夫による対策検討
 講義
ワーク
  • ５．実際の業務におけるミス防止を考える
    （１）業務の整理・見直し
    【演習】自部署の業務の整理・見直し
    （２）【演習】対策案の検討
 講義
ワーク
  • ６．ミス防止のための計画作成
    （１）計画作成におけるポイント
    （２）計画実施時の注意点
    （３）対策実行後の振り返り
 講義
  • ７．まとめ
    【演習】研修を踏まえ、現場でやるべきことを具体的に考える
 ワーク

企画者コメントcomment

人の手を通して業務を進める限り、ミスをなくすことはできません。ダイバーシティの時代においても、「人」によらない仕事の仕組みづくりは重要です。本研修では業務をしている「人」に焦点を当てるのではなく、状況や環境のように「仕組み」について焦点を当てています。こうすることで、業務の属人化を防ぐことができるとともに、業務の改善につなげます。

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  • 会場やお申込み状況により、事前告知なく日程を削除させていただくことがあります
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受講者の評価evaluation

研修評価

内容：大変理解できた・理解できた

97.5%

講師：大変良かった・良かった

97.5%

※2023年10月～2024年9月

実施、実施対象
2023年12月　　　　　10名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • まずは、項目を絞り、新人・中堅・ベテラン別で作成するなど、チェックリストの見直しを行おうと思います。また、マンダラ法を用いて視覚的に物事を考え、ＫＴＰ法を用いて、業務改善業務改革を進めていきたいと考えております。
  • チェックリストの更新と運用方法の見直しをします。チェックリストについて、項目が多すぎる内容がある為、適切な量に改善したいと思いました。
  • 業務をするうえで、いかにミスを発生さない仕組みを作っていきたいです。見える化の徹底とＫＴＰで考えて、チェックリスト化の徹底と精査を行います。

実施、実施対象
2023年11月　　　　　5名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 問題が明確になれば問題解決の８割までが済んでいること、発生しやすいミスが分かっていれば未然防止策や対応策を講じやすいことを理解しました。まずは業務の棚卸をして、生じやすいミスについて改めて考えてみたいと思います。
  • 個人単位で改善できること、部署単位で改善できることなど明確になりましたのでＰＤＣＡを進めたいです。
  • 今後、自身の業務に活かせそうなアイデア・考え方が獲得できたと感じています。また、他業種の方とワークをおこなうことで、広い視野をもって取り組めました。
  • 標準化や自動化によるフォーマット揺れや人的ミスの削減に努めます。

実施、実施対象
2023年10月　　　　　6名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ミスについての考え方を体系的に聞けて、無意識にやっていることが整理できたと思います。また、ＱＣＤＲなどの新しい考え方を知り、知的好奇心が満たされました。
  • 今回の研修で一番記憶に残っているのが、人間はミスをする生き物だということです。これまでミスをしない為にはどうすれば良いかと考えていましたが、どうすればミスを防げるのかという考え方を学べたので、今後はミスを防ぐ仕組みなどを考えて改善していければいいなと思います。
  • ミスは誰にでもあるということを心に刻みます。ミスを防ぐための仕組みについてのお話があったので、今回学んだことを活かして現在行っている業務のミスを防げるような仕組みづくりをしていこうと思います。

実施、実施対象
2023年9月　　　　　11名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
81.8%
参加者の声
  • 「人間はミスをするもの」という前提で、それが起こらないような仕組みづくりをどのようにしていけばよいか、その改善方法の考え方の基礎をワークを通じて学べたと思います。
  • ヒューマンエラーに原因を求めてしまい、そこから考えが止まってしまっていたが、システム自体の見直しまで視野を広げて改善に活かしていきたい。
  • ミスするなと思いながらも何も対策していなかった業務があるので、研修で知った対策を実践してみたいと思います。廃止・簡素化・標準化・自動化などできないか業務そのものの見直し、「なぜなぜ５回」を実践してみます。
  • ミスについてここまで考える機会が今までなかったので、とてもいい勉強の機会になりました。ミスが起きないように環境を作るという点で、まずはパソコン内の整理をしようと思いました。
  • 今自分がしている業務に対して、どのようなミスが起こる可能性があり、どうすれば未然に防げるのかを考え直したいと思いました。

実施、実施対象
2023年8月　　　　　29名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
96.6%
講師：大変良かった・良かった
96.6%
参加者の声
  • 事務ミスは必ず起こるミスなので、防止に向けてどのようなアプローチが適切なのか、また、自分の業務のどこにミスが起きやすいなのかを業務分解し、対策を考えることが重要であることを学んだ。試行錯誤しながら自分の業務に関するミスを削減できるように取り組んでいきたい。
  • 業務を細分化することで何をするのかのフローを明らかにし、どのような点に注意すればよいのかを把握するということを日々の業務に活かします。
  • ミスが起きた際になぜを5回繰り返して、原因を掘り下げることを日々やっていきたいです。学んだチェックリスト作成・運用のルールを活かして確認作業漏れがないような体制をつくります。
  • 組織全体に事務改善業務を取り入れる場合のポイントを整理できたことが良かった。改善を実現させるための重視する項目、考え方を実践し、現場に取り込んでいきたい。
  • ミスを細分化してみること、チェックリストを作成することを実行していく。ミスはどこにでも潜んでいることが分かったので、ミスをしないためにも周りの方と協力して業務をしていきたいと改めて感じた。

実施、実施対象
2023年7月　　　　　24名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
95.8%
講師：大変良かった・良かった
91.7%
参加者の声
  • チェックが多すぎてはいけないということに改めて気づきました。チェック項目、チェックする人を再確認し、業務に活かしていきたいと思います。
  • ミス防止の仕組み作りに、もっと力を入れなければいけないと強く感じました。そのためにはまず社内での課題・原因について話し合いをし、振り返りも忘れずに実施していきたいです。
  • 本人が行うチェックはチェックではないと言う言葉が印象的でした。ダブルチェックできるところを検討して、ミスを減らしていきたいです。
  • ミスを減らしたいがためにチェック項目を増やすのではなく、簡素化や自動化など他に頼れるような業務の仕方を考えて作業していきたいと思います。
  • ヒューマンエラーでミスは起きてしまうことを前提に、どうしたら防止出来るのか、具体的な施策を業務フローに当てはめて検討していこうと思います。

実施、実施対象
2023年6月　　　　　12名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
91.7%
参加者の声
  • ミスを防止するには十分な確認が必要だと思っていたが、複数人で行うと、かえって１人ひとりの責任が薄れてしまう、という点にとても共感できたので、今後は意識していく。
  • ミスを事前に防ぐ仕組み作りを行って、ミスが発生しないようにしたい。また、課題の優先順位をつけて、原因追究、達成目標などを立てる。
  • 今まで自己流でチェックリストを作り、がむしゃらに一人で確認していましたが、さっそく内容を見直したいと思います。ほか、ミスが発生しやすい業務について、分析を行います。
  • 自分がミスをすることは、悪いことではなく、それを２度と繰り返さない為に、ＱＣＤＲＭと６Ｗ３Ｈ＋Ｒを大切にして、対策と仕組み作りをしていきます。
  • ミスが起きやすい業務や環境を可能な限り改善する取り組みをしていく。パレート図や相関図、マトリクスなど改善をするうえで、優先順位を決めるようにする。

実施、実施対象
2023年4月　　　　　5名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
80%
講師：大変良かった・良かった
80%
参加者の声
  • ミスをしてしまった時、何もせずに終わるのではなく、どうしたら再発しないようにできるかを考えて次につなげていきたいと思いました。
  • ミスを減らすために、手こずっている業務に関して洗い出しをし、改善に向けて検討したいと思います。ダブルチェックなどの基本的なことを忘れずに、ミス防止に活かしていきます。
  • 慣れている業務だからこそ、一度立ち返って作業のプロセス分解をしてみることで、新たな視点からミスを防ぐ方法を見つけられるのではないかと思いました。
  • 単純だと思われる作業も、プロセス分解をしてみるとこんなにも細分化することができるのかと驚きました。プロセス分解をやってみることで、自分がおこしがちなミスの原因や、おこす可能性のあるミスに気付けるのではと思いました。

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本研修の評価
内容をよく理解・理解
97.5％
講師がとても良い・良い
97.5％

※2023年10月～2024年9月

年間実績公開講座の年間実績
受講者数※1
名
開催数※1
回
講座数※2
種
類
WEBinsource
ご利用社数※2
社

※1 

※2 

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