タイムマネジメント研修を語る

自身の業務スケジュールを振り返り、
タイムマネジメントのコツやポイントを
押さえたうえで、仕事や行動の
管理方法を身につけ、業務効率を高めていただく研修

仕事や時間管理を効率的に行うヒントがたくさん盛り込まれていますが、
「テキストには表れない、受講者間の知識やスキル、ヒントの共有が
研修中で一番心に響いた」とのご感想を多くいただいています。

【ニーズ】
「個人の業務改善」を行いたい場合に実施

概ね共通しているのは「効率的に仕事をしたい」というニーズです。「残業を減らしたい」、「少人数で多くの仕事をやりたい」などといったご要望から実施されることが多いです。
個人向けに行うと「タイムマネジメント研修」ですが、対象がグループやチームになると「業務改善研修」になります。ですので、「個々の力を底上げしたい」という観点から行われることが多いです。また、「仕事の効率化」という見地からも選ばれています。

【効果】
テキストに表れない、受講者間の知識の共有が有効

本研修を受講していただくことで、仕事の進め方や行動変容につなげていただけます。ただ、「"大幅に"仕事の進め方や行動を変える」のではなく、「明日からこういう風にやってみよう」というような、ちょっとしたヒントや行動を身につけていただけます。

また、本研修ほど「今日習得したことは何ですか？」と質問すると、その回答が人によって異なる研修もほかにないと思います。「テキストに記載していることではなく、隣の受講者の方が言ったことが一番響いた」というご感想を多く頂戴しています。

【特長】
自分以外の人が仕事を進める時に、どんな工夫をしているのかが分かる＝「できる」につながる

研修の最初に、「これまでどのような仕事の仕方をしてきたのか」という振り返りをします。その振り返りをもとに、タイムマネジメント（時間や仕事を有効に進められるためのコツやヒント）を習得していただく研修です。

研修には仕事や時間管理を効率的に行うヒントがたくさん盛り込まれていますが、タイムマネジメントについて勉強してこられた方や、普段からタイムマネジメントを意識されている方からすると、「あ、もうやってる」「知っている」というような内容が多いかもしれません。ですので、本研修が研修として特に意味を成すのは、「自分以外の人がどんな仕事の仕方をしているか」「どんなことを考えているのか」「どんな工夫をしているのか」といったことの共有です。テキストには表れない、受講者間の知識やスキル、ヒントの共有が非常に有効で、実はこの共有が一番役に立ちます。

テキストに関しては、「知っていたらできるけれど、知らないと全然できないこと」が載っています。まずそれらを押さえ、ワークで「自分以外の人がどんな工夫をしているのか」について共有します。言い換えると、テキストは「分かる」。一緒に受講されている方々の発想や意見を共有することで、それが「できる」につながる。そんな感じの研修です。

【重点ポイント】
「仕事」を管理（コントロール）して「時間」を管理していく

テキストに記載されている「タイムマネジメントの原則」のうち、以下３点が端的に本研修を表現しています。

（１）「時間」そのものは、現実には管理できない
（２）管理できるのは、仕事や行動
（３）時間を管理するとは、考え方や行動を変えること

研修名は「タイムマネジメント研修」ですが、「時間の管理」という視点でのお話はしません。あくまで、仕事をどう管理（コントロール）するか。それによって、時間を管理していくという流れになっています。

また、他の研修に比べて「共有の時間が多い」です。タイムマネジメントに関して、よほど素晴らしい考え方やノウハウがあれば別ですが、最終的にそのような考え方やノウハウは存在しないですし、「素晴らしい考え方やノウハウだ」と感じることは、人によって違います。「え？こんな当たり前だと思うことに、びっくりされてしまうの？」という場合もあれば、逆に、「ものすごく画期的だと私が今思ったことを、既にあなたはやっていたの？」というようなケースもあります。

職場で隣の人がどういう仕事の仕方をしているのか、アイデア帳のようなものを持っているのか、どんな風に文書を作成しているのか、といったことを知らない人は案外多いです。多くの共有を通して、それらを知るだけでも、今後、仕事を進めていくのに良い効果が期待できます。

【研修の流れ】
研修では、受講者の方々が困っていることを重点的に取り上げます

まずはご自身の「時間の使い方」について振り返っていただきます。その後、ＱＣＤＲＳや優先順位のつけ方など、仕事の進め方に関する枠組みを確認し、続いて仕事の仕方のコツやヒントを整理整頓します。

内容としては、「準備」についてや「トラブルの対処方法」、「コミュニケーションの取り方」などがあります。中身については、研修の最初に悩みや苦手なことを共有した際に、挙げられたなかで最も多いものを重点的に取り上げます。このように、受講者の方々が困っていることを中心に研修を行い、最終的に目標シートを作って、明日からの業務に活かしていただく、という流れです。

最後に目標シートを作る理由は、最初に今までの自分を振り返っていただいているので、研修を終えて、「これは変えられる。ここは変えられるとしたら、どういうところが変えられるかなぁ」と、最後にまとめとして確認していただくためです。振り返ったことの改善につながります。

【演習】
「自分のワークスタイルを知る」演習で問題点が明確に把握できる

通常の事前課題（事前アンケート）では、研修を受ける方々の業務におけるお悩みなどをうかがいますが、本研修では研修前に課題をやってきていただくことがあります。「自分のワークスタイルを知る」という演習がそれに当たります。研修前日までの３日分のスケジュールを３０分単位でシートに記入しておいていただく、というものです。研修当日にこの演習に取り組んでいただくこともありますが、何をやっていたかを全然覚えておられない方が、なかにはいらっしゃいます。ですので、事前課題として、あらかじめ書いてきていただくと有効なのです。

また、事前に記入しておいていただくことが、受講者の方の"気づき"につながることもあります。ご自身で記入して見直した時に、「あれ、意外と無駄な時間が多くないか？」と思う。そのような気づきです。あるいは「すごく打合せが多いな。この打合せは必要だったかなぁ」と、自然に気づいていただくケースもあります。

大抵の場合、日報は書いても、後で日報を見返したりすることはそれほどないと思います。予定は書いても、「その予定がどうなったか」と検証しないまま終わりがちです。例えば、「１時間の打合せの予定が、実際は２時間かかりました」というケースはよく見られます。でも、このことを誰かが記録に残すこともないので、そのままにされてしまうことがほとんどです。そこで、この演習のように「実績」という形で書くことで、ぼんやりと自覚していたことが、くっきりと分かりやすく提示され、どこに問題点があるのかが把握しやすくなります。

【ひと言】
同じ職場の人同士でも、なかなか時間の管理につながる知識やコツを共有する機会はない

「隣に座って同じ仕事をしている人が、実は同じ書類を作るのにパソコンのショートカットを駆使して作っている」というようなことを知る機会は、意外とないと思います。マウスで選択してコピーしていたものを、コントロール＋Ａとコントロール＋Ｃで全選択してコピーができること。このような時間の管理につながる知識やコツの共有が本研修の一番のポイントです。

共有して知った時に「え！そのやり方だったら、そんな早くできるんだ！」と、すごく勉強になります。それゆえ、同じ職場の人同士で共有すると、より自分の仕事に合ったコツやヒントを知っていただけます。