【社外】メールテンプレート『日程調整編』

2019.04.10

ビジネス

ビジネスでは基本的に、営業で取引先を訪問する時には、事前にアポイントメントをとる必要があります。しかし、勝手に「この日のこの時間に伺います」と決めてしまっては、相手の都合を無視することになってしまいます。どんなメールを送れば、上手く日程調整できるのでしょうか。

相手の都合に配慮した日程調整を

例えば、取引先に打ち合わせに伺いたいとしましょう。

ただ漠然と「打ち合わせの時間をとってください」と書いたのでは、相手は自分の都合のよい日時を告げていいものか迷ってしまいます。場合によっては、「時期の指定がないのだから、後でもいいのだろう」と先送りにされて、忘れられてしまうこともあり得ます。

逆に「○月○日の○時に伺いたいのですが」とピンポイントで指定すると、その時間に相手の都合がつかなかった時は、日程の調整までに何度もメールのやりとりを繰り返すことになってしまいます。

日時を挙げる時は「○月○日○時、○月○日○時、○月○日○時でしたら予定を空けられます」といったように、第2、第3の候補まで挙げておくようにしたいものです。

もっと相手の都合に配慮するなら、「来週中に打ち合わせに伺いたい」「○日～○日の間で、時間をとってもらえないか」といったように期間を指定して、その中で相手に日時を決めてもらうスタイルがいいでしょう。

日程調整メールのポイント

日時は意外と、見間違いや勘違いをしやすいもの。「6日だと思っていたら16日だった」「12時だと思っていたら、午後2時だった」のような思い違いで、相手を大幅に待たせたり、すれ違ってしまって会えなかったりということも。

日時を挙げる際には、箇条書きにして見やすくし、「○月○日（水）○時」のように曜日も記しておくようにしましょう。

また、「□□□□の件で打ち合わせを行いたい」というように、目的もはっきり書いておきましょう。すると相手は、どのくらいの時間をとっておけばいいのかといった予測がつけられ、日程調整がしやすくなります。

さらに、日程は余裕を持って提示し、返信の期限も設定しておくこと。そうしないと、いきなり「明日なら予定が空いている」と言われてしまい、慌てることになりかねません。

以上のようなことを踏まえて、状況パターン別の日程調整メールの文例をいくつかあげておきますので、参考にしてみてください。

自社での打ち合わせの日程調整メール

件名：「□□□□キャンペーン」打ち合わせ日程調整のお願い

□□□□株式会社　営業部
□□□□様

いつもお世話になっております。
株式会社ビズフル営業部の尾洲降夫です。

現在、企画進行中の「□□□□キャンペーン」につきまして
進行状況および今後の進行スケジュール確認のための
打ち合わせを行いたいと思っております。
○月○日（月）から○月○日（木）までの間で
お時間を取っていただければ幸いです。

当方の予定といたしましては
以下の日時が空いております。

・○月○日（月）終日
・○月○日（火）14時以降
・○月○日（水）午前中～15時まで
・○月○日（木）終日

□□様のご都合はいかがでしょうか。
ご検討の上、○月○日（月）までに
お返事をいただけますと幸いです。

なお、打ち合わせの場所といたしましては、
日程が決まり次第、弊社会議室を押さえておきます。

お忙しいところ申し訳ありませんが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

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