分かりやすくて配慮のあるメールの書き方研修（半日間）

分かりやすくて配慮のあるメールの書き方研修（半日間）

用件が簡潔にかつ感じよく相手に伝わる文章で、メールコミュニケーションの質を高める

研修No.B BWR100-0000-5104

対象者

  • 若手層
  • 中堅層
  • リーダー層

・社内外問わず、メールを送付する機会が多い方
・お客さまに用件や依頼事項を伝える力をさらに強化したい方
・自分のメールを定型文だけの文章でなく気持ちが伝わるように改善したい方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 情報を整理して、わかりやすくまとめて文章にすることが苦手
  • 上司に「読み手によっては不躾だととられるメール文だ」と注意を受けたことがある
  • 文字にすると冷たく固くなってしまうので、もっと熱意や想いを込めるテクニックを身につけたい

研修内容・特徴outline・feature

メール作成は日々取り組む業務ゆえに費やす時間も長く、そこでのコミュニケーションの質が仕事の生産性に大きく影響します。用件が伝わるためには論理的に説明することが欠かせませんが、それだけでは相手に威圧感を覚えさせたり、失礼になってしまったりすることもあります。

本研修では、相手に伝えたい情報をロジカルに組み立てる文章テクニックと、読み手に受け入れられやすい配慮ある文章にするポイントを学び、コミュニケーション力の高いメールを作れるようになることを目指します。

研修のゴールgoal

  • ①読み手が不快に感じる文章とはどのようなものかを認識し、そうならないための考え方を理解する
  • ②シンプルに、情報を構造化する方法を身につける
  • ③相手への配慮をいかに文字にして文章の中に取り入れたらいいのかがわかる

研修プログラム例program

研修プログラム例
内容
手法
  • １．メールの肝は「論理性」と「配慮」のバランス
    【ワーク】受け取った際にネガティブな印象を持つメールとはどのような内容か考える
    （１）メールの質が仕事の生産性を左右する
    （２）ネガティブな印象を持つメールの２大要素とは
    ①読みづらいこと　　
    ②不躾であること
    （３）求められる「論理性」と「配慮」
講義
ワーク
  • ２．文章をロジカルに組み立てる
    （１）Step０：シンプルに伝えることを意識する
    【ワーク】経営層への報告のために情報連絡メールのポイントを簡潔にまとめる
    （２）Step１：相手に期待する行動を明確にする
    （３）Step２：話の内容を構造的に整理する～ＭＥＣＥ
    （４）Step３：「伝わる型」にそって書く～So What？
    【参考】読まれるタイトルのつけ方
    【ワーク】社内向けにアンケート協力を依頼するメールを作成する
講義
ワーク
  • ３．文章に配慮を込める
    【ワーク①】メール文を読み、読み手の気持ちを考える
    （１）何に配慮するのか
    ①相手の気持ち　
    ②相手の立場・関係性　
    ③相手の置かれている状況　
    （２）配慮のポイント
    ①挨拶文　②クッション言葉　③定型文+α
    【ワーク②】ワーク①のメール文について配慮を込めたメールに書き変える
講義
ワーク
  • ４．メール作成演習
    【ワーク①】上司に業務の承認を求める
    【ワーク②】お客さまに依頼メールを作成する
ワーク

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全力Q&A書くスキル関連の全力Q&A

よくあるご質問について、研修のプロとして熱く丁寧に回答します。

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2024年4月　　　　　10名
業種
流通
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 業務をするなかで重要になるのは相手がどう受け取るかであることを理解できました。本当にこの言葉で問題ないか、この文章でわかりやすいかを常に意識して作成します。
  • 講義とワークが交互にあり、最後まで意欲的に受けることができました。文章を作成する際考えながら書いていましたが、設計図のようなものを描いたうえで本文の作成をするようにしようと思います。
  • 文章の組み立て方を学べ、勉強になりました。内容・要旨をわかりやすく伝えられるように意識します。

受講者の声をもっと見る

開発者コメントcomment

メールは、文章力そのもの以外にも相手への礼儀・心遣いを込めることが求められるコミュニケーションツールです。文字だけで相手に要件をスムーズに伝えるには、論理性と配慮の絶妙なバランスが必要だと日ごろから思っていました。非対面でのコミュニケーションであっても、書き手の人となりを込められる「文章化スキル」を身につけてほしいとの思いで、本研修を企画しました。

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