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やさしいビジネス文書研修～５Ｗ１Ｈとデジタル活用でシンプルに書く

文書・資料作成

やさしいビジネス文書研修～５Ｗ１Ｈとデジタル活用でシンプルに書く

簡単なフレームと使えるツールの活用で、わかりやすい文書を書けるようになる

No. 1000005 9907025

対象者

  • 新入社員
  • 若手層

・新入社員の方
・日常業務として社内外の文書、メール作成の業務を行っている方
・現在、自己流で文書作成をしている方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 基本を知り、わかりやすい文書やメールを書けるようにしたい
  • 文書やメールを書き慣れていないために、作成するのに時間がかかる

研修内容・特徴outline・feature

本研修ではビジネス文書を「５Ｗ１Ｈ」のフレームで覚えやすく解説していきます。誰が、いつまでに、何をするか、要約やメール文面をつくる演習で実践的にポイントを学びます。

また、一から自分で書き起こすだけでなく、インターネットの情報や社内での過去資料、ChatGPTをはじめとする生成ＡＩなどツールの活用の仕方にも触れます。基本をおさえたうえで、さらにツールを使い効率的に文書を書けるようになる方法を学びます。

到達目標goal

  • ①文書作成前の準備として使える資料の種類やその調べ方を知る
  • ②文書を５Ｗ１Ｈで整理できるようになる
  • ③相手に伝わりやすいメールが書けるようになる
  • ④生成ＡＩなどを文書作成でどのように使うとよいかを理解する

研修プログラムprogram
内容
手法
  • １．文書もコミュニケーションの一つ
    【ワーク】ビジネスパーソンとしてなぜ文書スキルが求められるのか
    （１）ビジネスには「書く」仕事が多数存在する
    （２）ビジネス文書はわかりやすさが大切
    ①５Ｗ１Ｈで整理　②主語・述語をはっきりと　③数字を入れる　④１文は短く
    （３）書く仕事に困らないポイント
    ①決まった型や表現は知っておく　②ツールを使うことで時間が短縮できる
講義
ワーク
  • ２．文書を書く前に～デジタルの力を借りる
    （１）ある材料を上手に使う
    ①社内の過去資料を探す　②ネットなどのフォーマットや情報を確認する
    （２）ChatGPT等生成ＡＩの活用
    （３）語彙力をつける
    ①ネットで表現のバリエーションを調べる
    ②仕事で使う用語の意味を正しく理解する
講義
  • ３．情報の整理力～何が重要かをとらえる
    （１）５Ｗ１Ｈのフレームで情報を整理する
    （２）「誰が」「いつまでに」「何をするか」指示内容を正確に受け取る
    （３）「誰が」をはっきりさせる～主語・述語の関係を明確に
    （４）数字に注目する
    （５）ChatGPTに要約させる
    （６）ツールを使いこなすための知識は必要
    【ワーク】上司に報告するつもりで要約する
講義
ワーク
  • ４．書く力～①相手に伝わるメールを書く
    （１）書くときも５Ｗ１Ｈのフレームを基本にする
    （２）まず誰に送るか
    ①宛先の使い分け　②宛名の書き方
    （３）「何を」伝えるかわかることが大事～件名のつけ方
    （４）「どうする」をわかりやすく書く
    ①基本構成は３つのブロック～あいさつ・本文・結び
    ②行間をあけて読みやすくする～３・４行で改行
    ③「誰が」をわかりやすくする～主語に修飾語をつけすぎない
    ④１文は短く～「～ので」「～ため」でつなぐ箇所を句点に変えてみる
    （５）感謝や意欲はフォーマットではなく自分の言葉で
    （６）書いたメールをChatGPTでチェックする
    【ワーク】設定に従い、メールを書く
    ＜設定例＞
    ①指示された仕事について上司へ質問　②仕事の不明点を先輩に相談
    ③研修受講の御礼を部署のメンバーへ発信
講義
ワーク
  • ５．書く力～②社外向けに書類を出す
    ■フォーマットを知る～４つのブロックで考える
    ①日付・宛名～いつ、誰から、誰宛にを示す
    ②要件とごあいさつ～ビジネスのあいさつ文を知る
    ③記書き～文書ならではの書き方を知る
    ④結び～文書の終わり方
    【参考】郵便・はがきの送り方
    【ワーク】社外向けの送付状を書く
講義
ワーク
  • ６．習慣化して書く力を鍛える～業務日報を書く
    （１）なぜ日報を書くのか
    ①上司・先輩とのコミュニケーションツール　②書くことで日々訓練になる
    （２）書くべきことは「行ったこと」と「気づき」～５Ｗ１Ｈを意識
    （３）10分程度で書く～時間をかけすぎない
    【ワーク】本日の研修内容を日報にして上司に報告する
講義
ワーク
  • ７．まとめ
    【参考】文例集～悩みそうな場面に備える
講義
ワーク

企画者コメントcomment

文書、メールはコミュニケーションツールの一つであり、わかりやすく書く力は仕事において重要なスキルの一つです。新人や若手社員のなかでは、メールの文面作成などに時間がかかるという声も多く聞きます。たとえうまく書けなくても、生成ＡＩなどこれまで以上に便利なツールがあり、身の回りにあるものをうまく活用することもできます。文書の「型」だけでなく、より実践的なポイントをできるだけ簡単に学べるようにと考え、開発しました。

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