ビジネス文書の肝！「要約」演習徹底解説！

新人向けビジネス文書

今回は、ビジネス文書のテキストで扱っている「要約演習」について解説します。

１、「読みやすく分かりやすい文書」とは

それは「読み手が知りたいこと」が簡潔かつ過不足なく述べられている文書です。
ビジネス文書には、必ず読み手が存在します。文書は不特定多数に伝えるものは少なく、特定の立場で特定の利害を持つ相手が読むことが大半です。

重要なのは、相手が「何を知りたいと思っているか」ということです。

相手がどのような組織に属し、どのような立場なのかを知っていなくてはなりません。こちらの意図することや内容をうまく伝えるには、単に形式にのっとった文書では不十分です。
常に「読み手」を意識して、相手目線も考慮に入れながら文書を作成することが大切です。

２、「相手に伝わる文書が書けるようになる」ための要約力

「相手に伝わる文書が書けるようになる」には、混然とした情報・状況を自分なりにうまく整理し、秩序立てる「整理する力」が必要です。
いろいろな要素があっても、その要素間の関係性の構造がわかると、全体像の理解が容易になります。複雑な事象の細部を取捨選択して簡単に捉える「要約力」こそ、仕事のできる人が身につけている最大の武器です。

「要約力」とは、ポイントを押さえて筋道を立て、簡潔明瞭に書く(伝える)能力のことです。

３、テキストで学び、ワークを通して身につける「要約力」

本テキストでは、「主述関係が明確である」「一文は４０～５０字を目安とする」など、ビジネス文書作成の基本として「内容を簡潔に伝える文章力作成のポイント」を学べます。また、「目的・立場・情報」を整理、区分しながら６W３Hを意識したまとめ方についても解説しています。

テキストで文章作成について学んでから文書要約の演習を行うことで、伝えたい内容を簡潔かつ過不足なくまとめる力が身につきます。演習内容は、日常の文書作成に近づくように、場面や背景を細かく設定した１０００字程度の文書を２００字に要約していただきます。

４、要約演習の効果

演習で実際に頭と手を動かし、学んだことをすぐに実践することで、身につく度合いが高まります。

また、「情報の整理」(相手が理解しやすい論理構造で主張と根拠を明確にすること)や「文章の組み立て方」(読み手の立場を想像し、文書の流れを考えること)が身につきます。
さらに、要約は相手の為に必要であるだけでなく、自分の理解力にもつながる事が実感できます。

その結果、文書上だけでなく、上司に報告する際にも優先順位を考え、限られた時間で的確に伝えたいことを伝えられるようになり、仕事の効率化も図ることができるようになります。