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日々の日報でＫＰＴ法を体得～社会人１５年目のつぶやき
2022.02.16
- ビジネス
皆さんの組織では、「日報」をどのように活用されていますか。インソースでは、新人・若手から管理職層まですべての従業員が日報を作成するようにしており、日報を書くことや部下の日報を確認することを重要視しています。そこで、この日報の活用方法についてお伝えします。
日報が自身の成長を振り返る機会になる
日報は、その日の業務内容と所感の２段構成で作成されるものが一般的です。特に所感では、次のポイントをおさえた内容にすることが重要です。
①１日の業務を通して新たに学んだこと・気づいたこと・良かったことは何かを明文化する
②もしもうまくいかなかった点があれば、それはどのような原因で生じたのかを自分なりに分析する
③上記②を踏まえて、明日からの業務をどのように改善するかを考える
この３つの視点で日々業務を振り返ることで、KEEP（成果が出ていて明日以降も継続して続けること）・PROBLEM（解決すべき課題をとらえること）・TRY（次に何に取り組むかを検討する）という振り返りのフレームワークKPT法が自然に身につきます。日報はKPTを実践する絶好のタイミングです。日々KPTで振り返ることにより、自分の仕事を主体的に動かし、場合によっては業務フローの改善を進めるなどの行動変容につながります。
とりわけ新人の日報は、何もかもが初めてで不安・すべてが学びだと感じる・自分が何を理解できていないのかがわからないといったコメントが多くみられます。仕事に不安を抱える時期こそ、昨日よりもできるようになったことを１つでも挙げて自己成長をかみしめることが大切です。できないことではなく、「できること」に意識を向けさせます。そうして経験を積んでいくと徐々に点と点がつながり、自分の行動の良し悪しで成果が変わってくることを実感できるようになるものです。
部下・メンバーの業務進捗や理解度を把握し、指導方法をチューニング
日報を書くことの良い点は、何も作成した本人だけに現れるわけではありません。メンバーや部下の日報を読む、リーダー・管理職側にも、大きなメリットがあります。 例えば「指示された〇〇を時間内に完了できなかった。処理手順をきちんと理解できていないようだ」などのコメントがあれば、はじめからもう一度解説する・追加アドバイスをする・周囲のメンバーにフォローを依頼するなどの改善策を講じることができます。コーチングは時期尚早かもしれない、いったんティーチングに戻そうなどの調整も容易になります。
時には「お客さまから助かったとのお声をいただき、先方の要件に沿う報告書になるよう工夫したことが報われた」などの部下のコメントを見て、多忙な中で忘れてしまいがちな事業の目的やお客さま満足度向上の視点に改めて気づかされることも少なくありません。メンバーの成長を通じて、自分たちも折に触れて初心に帰ることができるのが、日報の素晴らしい効用です。 今日からでも、日報を積極的に活用していきましょう！
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