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事務ミス防止のためのデジタル活用研修（１日間）

事務ミス防止のためのデジタル活用研修（１日間）

「ついつい」や「うっかり」を減らして、精度を高める。デジタル時代の事務改革

研修No.B IMP211-0100-5916

対象者

  • 全階層

・ExcelやWordを使った事務作業がメイン業務の方
・これからＰＣを使った事務作業に従事する方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 誤ってファイルを消してしまうなどのトラブルを減らしたい
  • 数値の計算ミスや文書の表記ミスが多くて困っている
  • ミス削減に集中するあまり、作業効率が低下してしまっている

研修内容・特徴outline・feature

新しいツールを使うことなく、Excel・Wordの機能を最大限活用してヒューマンエラー削減を目指す研修です。人と機械それぞれの作業の特性を認識し、デジタル時代における事務ミス防止のノウハウを習得します。取引先への請求書や文書作成でありがちな資料を再利用する際の注意点や、関数・マクロを使ったミス防止策など、ワークを通して身につけます。

＊この研修ではＰＣを使用します＊
※Windows版のExcel、Wordを使用します

研修のゴールgoal

  • ①ヒューマンエラーの要因を理解し、デジタルを活用した防止策を考えられる
  • ②ミスの起きにくい操作方法を身につける
  • ③事務作業に適したExcel関数やWord機能の使い方を知る

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．ミス防止の考え方
    【ワーク】自組織の事務ミスとして、どのようなものがあるか洗い出す
    （１）ヒューマンエラーはなくならない
    （２）ミスの種類と要因
    （３）ミス防止のための思考①～まず個々人がやっておくべきこと
    （４）ミス防止のための思考②～ミス発生後
    （５）ミス防止はＰＤＣＡサイクルで考える
講義
ワーク
  • ２．ヒューマンエラーの特性から考えるＤＸ活用
    （１）ついつい・うっかりの削減がカギ
    ①ついつい・うっかりの種類　②身近なツールも使い方次第
    （２）正確で素早い作業をＲＰＡで実現する
    ①データの構造化　②業務の定型化
    （３）フェイルセーフを取り入れる
    （４）人の目と機械の目でミスに気づく
    【ワーク】自組織でＤＸ化できそうな事務作業を考える
講義
ワーク
  • ３．もしもに備えるファイルの取り扱い
    （１）ファイル移動、コピーを失敗しない操作方法
    （２）もしもに備えたバックアップとバージョン更新
    【ワーク】ファイルの保存ルール、バックアップ設定を実践する
講義
ワーク
  • ４．Excelのデータ集計作業をミスなく行う
    （１）扱いやすいデータ入力のポイント
    ①１セル１データ　②１シート１つの表　③数値は独立させる
    ④セル結合は極力しない　⑤スペースや改行で体裁を整えない
    ⑥項目名を省略しない　⑦数式は数値データに変える　⑧オブジェクトは消す
    ⑨データの単位を記載する　⑩機種依存文字は使用しない
    （２）セルの保護と入力箇所の色付けで入力モレをなくす
    （３）関数の検算は「数式の表示」と「トレース」機能を使う
    【参考】データ転記は自動化でミスを最小限に
    【ワーク】経費計算シート上にある計算ミスを見つける
講義
ワーク
  • ５．Excel請求書作成～数値の変更ミスを防ぐ
    （１）請求書の日付や数値更新はミスの温床
    （２）変更される情報を一覧化
    （３）INDIRECT関数で一覧から一括変更
    （４）一覧化した情報と印刷した資料でセルフチェック
    【ワーク】他顧客で使用した請求書をミスなく再利用する方法を考える
講義
ワーク
  • ６．Word定型文書作成～更新ミスや情報流出を防ぐ
    （１）資料の再利用で役に立つ「比較」機能
    （２）誤った数字や注意文言をマクロで見つける
    （３）情報流出を防ぐ～変更履歴を忘れず削除する
    （４）読み手と同じ環境でチェックする
    【ワーク】取引先向けのお礼状の文言を変更し、ミスが無いかチェックする
    【参考】メールの誤送付防止
講義
ワーク
  • ６．まとめ
    【ワーク】自組織の事務の中でどのように活用できるか考える
ワーク

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全力Q&A{{list[0]['category']}}関連の全力Q&A

よくあるご質問について、研修のプロとして熱く丁寧に回答します。

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

開発者コメントcomment

小さな事務ミスが、個人情報の流出のようなとても大きな問題につながってしまうことがあります。業務のデジタル化が進み、大量の処理をこなすことが求められるのと同時にミスが許されないという状況は、作業に携わる方々にとって大きなプレッシャーです。時代に合った、事務ミス防止のための具体的な方法を知りたいというお声から、本研修を企画しました。

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