ビジネス文書とは

新人向けビジネス文書

ビジネス文書とは

今回は、ビジネス文書のテキストの冒頭で扱っている「ビジネス文書とは」について解説します。

１．ビジネス文書とは？

報告書や議事録、お礼状、ビジネスメール、日報など、社会人になるとビジネス文書を作成することがほぼ日常的になります。
もちろん、学生であってもレポートや論文など文章を書く機会は多々あります。しかし、ビジネス文書は、ビジネス特有のルールやマナーを習得しないと、社会人としての自身の評価はおろか、組織全体の評価や信頼にまで影響を与える恐れがあります。

一方で、ビジネス文書作成に、特別なスキルが必要というわけではありません。文書作成の基本的な「型」を身につけることができれば、明日から文書の書き方が劇的に変わります。

２．ワークを通し、なぜ社会人に文書作成スキルが求められるのか、考える

ビジネス文書のテキストでは、最初に「ビジネスパーソンとして求められる文書作成スキル」について考えるワークを実施します。

社会人とは組織の一員です。チームで円滑に仕事を進めるためには、基本的なマナーの取得やルールの遵守が必須であり、それは文書作成にも言えることです。「良いビジネス文書を書く」ために最も大切なことは、専門知識でも豊かな表現力でも高い国語力でもありません。「社会人としての文書作成の基本」に則しているかどうかが重要です。

受講者には、このワークを通して、自らの成長と組織への貢献のためには「基本的な文書作成スキル」が不可欠であることを自覚することができます。

３．ビジネス文書作成の基本を知り、実践につなげます

先述の通り、良いビジネス文書を書くためには、「社会人としての文書作成の基本」に則しているかが最も大切です。弊社では、ビジネス文書作成の基本を１２の項目にまとめました。「定型レイアウトや定型文を活用する」「氏名・役職を間違えない」など、一度覚えればすぐ実行できることもあります。

他方で、「書き手の立場、読み手の立場を意識する」「全体を２００字で要約する」といった、習得に訓練が必要なものもあります。これらは一見難しく思えますが、テキストの内容を理解し、演習を繰り返し取り組めば、誰でも身につけることが可能です。