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ビジネスメールの書き方研修～「型」と「想像力」を磨き、メールの基本を習得する（１日間）

ビジネスメールの書き方研修～「型」と「想像力」を磨き、メールの基本を習得する（１日間）

上司や先輩、お取引先、お客さまへ自信を持ってメールを書けるようになる

研修No.B EML102-0000-4425

対象者

  • 新入社員
  • 若手層

・新人や若手の方
・業務ではじめてメールを扱う方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 新人にメールをうまく書けるようになってほしい
  • 相手に伝わるメールが書けるようになりたい
  • お客さまへのメールの作成に時間がかかってしまう
  • はじめて仕事でメールを扱うため、書き方に自信が無い

研修内容・特徴outline・feature

本研修は、仕事を進めるうえで欠かせないコミュニケーションツールの一つである「メールの書き方」を学ぶプログラムです。仕事を進めるうえでは、先輩や上司、取引先の方やお客さま、お会いしたことのない方など、さまざまな方と関わりメールを用いてやりとりをする機会は少なくありません。新人・若手の方など、これまで業務でメールを扱ったことのない方に学んでいただける基礎編です。

研修のゴールgoal

  • ①メールの基本となる「型」を身につける
  • ②見えない相手がメールをどう受け取るか考え、配慮できる「想像力」を身につける
  • ③状況に応じたメールを書ける応用力を身につける

研修プログラム例program

１日間
内容 手法
  • １．良いメールの基本
    【ワーク】２つのメールを見比べ、どちらのほうが良いメールだと思うか考え、共有する
    （１）メール対応には「心」が表れる
    （２）良いメールとは～相手と良い関係を構築しつつ、目的を達成する
    （３）良いメールが書ける人は仕事ができる
    （４）メールの特徴
    　①一方的なコミュニケーションになりがち 　②微妙なニュアンスが伝わりにくい
    　③相手の状況が見えない 　　　　　　　　　④履歴に残る
 講義
ワーク
  • ２．「型」～標準的なパターンを習得する
    （１）メールの基本構造
    　①宛先 　②件名 　③宛名 　④日頃の感謝　 ⑤あいさつ・名乗り
    　⑥前振り　⑦本題 　⑧本題の締め 　⑨メールの締め　 ⑩署名
    （２）分かりやすいメール文の書き方
    　①一文は４０～５０字程度 　②主語と述語の両者の関係が明確
    　③あいまいな表現は避ける 　④相手目線で言葉を選ぶ
    　⑤助詞や句読点に配慮する
    （３）レイアウトに気を配る
    　①３０～３５字程度で改行　 ②箇条書きの活用
    【ワーク】（良くない）メールを読み、相手に伝わりやすくなるように書き換える
    【参考】ビジネスメールでよく使う表現
 講義
ワーク
  • ３．「想像力」～見えない相手がどう受け取るか考える
    【ワーク】メールを読み、「上司」「同僚」「お客さま」が受け取る印象を考える
    （１）やっつけでメールを送らない～常に謙虚な心持ちで
    （２）メールへの返信タイミングに拘る～相手目線で考える
    （３）とりあえず丁寧に書くはNG～「本当にそう思ってる？」と思われないために
    【ワーク】次のメール文を、部署内の先輩宛のメールに書き換える
    （４）メールに頼りすぎない
 講義
ワーク
  • ４．ケース別メールの書き方
    （１）連絡～６W３Hでヌケモレがないか整理する
    （２）質問～背景・理由をそえて真意を伝える
    （３）報告～箇条書きで簡潔にまとめる
    （４）お礼～表現に拘り過ぎず、スピードを優先
    （５）依頼～「伝えたいこと」と「配慮」のバランスが鍵
    （６）お詫び～テンプレートに頼りすぎない
 講義
  • ５．よくあるメールでの失敗事例
    （１）添付のミス （２）メールの誤送信 （３）作りかけメールの送信
    （４）様（敬称）なしメールの送信 （５）「激怒」されてしまうメールとは
 講義
  • ６．ケーススタディ
    【ワーク①】上司からの指示（メール）に対して、質問のメールを作成する
    【ワーク②】提出の締切が過ぎてしまった資料を、上司にメールで提出する
    【ワーク③】誤納品をしてしまったお詫びを、お客さまにメールでお伝えする
 ワーク
  • ７．まとめ
 講義

6836

全力Q&A{{list[0]['category']}}関連の全力Q&A

よくあるご質問について、研修のプロとして熱く丁寧に回答します。

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2024年6月　　　　　7名
業種
流通
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • マナーや言葉の選び方を知ることで、相手に失礼のないメールを書けるようになるのに加え、自身の業務効率化にもつながっていくと感じました。さっそく日々のメール作成に活かします。
  • 社会人になってからもメールの書き方はなんとなく人の真似をして学んできたので、あらためて学べ、ためになりました。自分の書くメールを見直そうと思います。
  • 言葉遣いに気をつけようと思いました。二重敬語や同じような表現を多用しないよう注意します。

実施、実施対象
2021年6月　　　　　28名
業種
大型市・区
評価
内容：大変理解できた・理解できた
92.9%
講師：大変良かった・良かった
96.4%
参加者の声
  • なぜその文章がだめなのか、逆に良い文章とされるのかについて、具体例を参照しながら学ぶことができました。相手に失礼のないようにすることはもちろん、読みやすく快い文章の作成ができるように頑張ります。
  • ビジネスメールの書き方を再確認できて良かったです。職場内外問わず、メールを送信する際の参考資料として、この研修のテキストを活用します。
  • 内容が瞬時に理解できるメールを送信し、業務の円滑化を図ります。一人でも多くの方に、メールで好印象を持っていただけるように努めます。

受講者の声をもっと見る

開発者コメントcomment

近年、仕事を進めるうえでのコミュニケーションツールは、「メール」が主流です。しかし、相手の顔が見えない、文面のみでやりとりを行うメールは、ときに相手にうまく伝わらないことやトラブルに発展してしまうこともあります。相手と良い関係を構築しつつ、こちらの意図を正しく伝えるメール文を作成するには、基本となるメールの「型」をおさえつつ、見えない相手の状況を考える「想像力」を磨くことが重要です。本研修で、メール作成力とともにコミュニケーション力もあわせて身につけていただけます。

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