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事務職のための業務改善研修～ファイリング編

業務改善・マニュアル作成

事務職のための業務改善研修～ファイリング編

効果的なファイリング、収納の仕方から、収納でリスクマネジメントを行う方法まで多岐にわたり整理・保管を学ぶ

No. 2110300 9913015

対象者

  • 若手層
  • 中堅層
  • リーダー層
  • ・書類整理をするのが苦手な方
  • ・必要な書類やデータを探すのに時間がかかってしまう方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 必要な時に必要な書類やファイルが見つからず、探すのに時間がかかる
  • 探しやすく効率的な、整理整頓の方法・保管方法を知りたい
  • 古い書類を捨てられず、書類の保管スペースが足りなくなっている

研修内容・特徴outline・feature

本研修では、ファイリングの基本スキルを習得し、業務改善を図ります。

＜研修のポイント＞

  • ・ファイリングとは～４つのポイントを学び、コスト削減の意識を持つ
  • ・ファイリングルールの基本～継続性のある分類方法・保管方法を習得する
  • ・ファイリングによるリスク管理～不適切な方法を取った場合のリスクと対策を考える
  • ・電子データの整理～紙データと比較しながら管理方法を考える

到達目標goal

  • ①必要な書類の整理・整頓の仕方がわかる
  • ②ファイリングのルールがわかる
  • ③データ整理の仕方がわかる

研修プログラムprogram

  内容 手法
  • １．本研修のねらい・概要
    （１）研修の狙い
    （２）研修の概要
 講義
  • ２．ファイリングとは
    （１）【ワーク】ファイリングで困っている点を洗い出す
    （２）ファイリングとは
    （３）ファイリングによるコスト削減を数値化する
    （４）ファイリングの狙いは何か
    【ワーク】ファイリングは何のために行うのか考えましょう
 講義
ワーク
  • ３．ファイリング・ルールの基本
    （１）ファイリング・ルールのポイント
    （２）ファイルの管理簿の作成
 講義
  • ４．ファイリングのリスク・マネジメント
    （１）ファイリングのリスク・マネジメント
    （２）ファイリングにおけるリスクを洗い出し防止策を考える
    【ワーク】ファイリングにおけるリスクと防止策を考える
 講義
ワーク
  • ５．ファイリングの事務手続と改善
    （１）ファイリングの事務手続の運用上の留意点
    （２）ファイリングの改善対策を検討する
    【ワーク①】組織全体のファイリング改善対策を洗い出す
    【ワーク②】企画案の作成
 講義
ワーク
  • ６．ファイリングの周辺
    （１）電子データのファイリング
    （２）パソコンのデスクトップにおけるフォルダのレイアウト
    【ワーク】使用しているＰＣのデスクトップを表示し、より効果的な配置等を共有
 講義
ワーク

企画者コメントcomment

効果的なファイリング、収納の仕方から、収納でリスクマネジメントを行う方法まで多岐にわたる内容を通じて、業務効率を向上させる方法を身につけていただきたいという思いから、この研修を開発しました。また、「他の人たちの整理・保管の仕方を知りたい」という声も多くあり、情報共有の場としてもご活用いただければ幸いです。

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受講者の評価evaluation

本テーマの評価

内容：大変理解できた・理解できた

96.7%

講師：大変良かった・良かった

95.7%

※2023年10月～2024年9月

実施、実施対象
2023年7月　　　　　3名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 名刺の整理データベース化を業務改善提案として、来月のミーティングで発表します。また、紙保管から電子保管へするために動けたらと思います。上司への提案のやり方など、とても勉強になりました。
  • ファイリングの目的、保管する資料書類の目的を明確にする。明確にしたうえで、ルールを決定し、ファイリングの運用をする。

実施、実施対象
2023年2月　　　　　3名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 業務上利用しているサーバー内のフォルダの整理や、チーム内のファイリング基準の見直し等に役立てていきます。実際に手を動かし、他の参加メンバーの方ともコミュニケーションをしながらの作業でしたので、実感を持って内容を理解することが出来ました。
  • 整理することで、ムリ・ムダな時間・コストを削減して、もっと有益なことに、時間・コスト・空間を使えるようにします。
  • 実際の業務で使用できる内容を習得できて良かったです。今後の業務では、フォルダの階層ルールや廃棄ルールなどを具体的に決めていきます。

実施、実施対象
2022年11月　　　　　6名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 今までは紙とデータのそれぞれでファイリング方法が異なっていた。紙媒体のファイリングでは、収納方法や背表紙を工夫する。
  • 自分が担当している部門の統合資料を、今日学んだことをもとに整理して、業務を効率化します。書類を捨てる勇気も持ちたいと思います。
  • 会社の書類だけでなく、自身の書類・データの整理にも活かします。上司から与えられている、情報の共有化の課題を解消します。

実施、実施対象
2021年11月　　　　　6名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 部内の全員が守れるルール作り、管理責任者をたてることが必要だとわかった。初めのルールを決めてしまえば整頓された状態が保てるので、上司に相談・提案する。
  • 書類は必要以外のものは捨てることが原則というのが大きな発見でした。自分自身のキャビネットからまず見直しをしていきます。
  • ルールの作成と実行を業務で活かします。ペーパーレス化を目指すため、実行あるのみと思いました。紙・電子ともに書類の保管方法について悩んでいましたが、他の方の意見が参考になりました。
  • 社内、部内で共通認識できる保管ルールを決めることの重要性を感じました。まずは、廃棄するまでの期間決めから取り組みます。
  • これまでのファイリングは法定書類以外は自己流で調べて対応していた。基本的なことから、ファイリングの目的や改善方法まで話が聞けたので、改善したい。

実施、実施対象
2020年12月　　　　　5名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 紙で保管している物をできるだけ無くせるように、社員にも今回の内容を伝え、少しでも業務に活かせるようにします。
  • ペーパーレス化を推奨します。
  • 研修を通して、今の自分にできるところから改善していきます。かぎの管理、個人管理文書の取り扱い、電子ファイル名について改善します。
  • 研修で学んだ事を、職場に持ち帰り、実践していきます。他の会社の方の現状も聞く事ができて有意義でした。
  • ファイリング業務を少しでも改善できたらと今回受講しましたが、業務効率化につなげる為、ＰＤＦでのファイリングをできるように会社に提案して役立てます。

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95.7％

※2023年10月～2024年9月

年間実績公開講座の年間実績
受講者数※1
名
開催数※1
回
講座数※2
種
類
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ご利用社数※2
社

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