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整理力向上研修～生産性の高い職場環境を作る

業務改善・マニュアル作成

整理力向上研修～生産性の高い職場環境を作る

不要なものをなくして誰もがアクセスしやすい状況を作ると、生産性は上がる！

No. 2110500 9913014

対象者

  • リーダー層
  • 中堅層

・職場改善や生産性向上の推進役を担う中堅～リーダー層の方
・部下や後輩に指導する際の指針を知りたい方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 業務効率が悪くなっているが、どこに問題があるのかがよく分からない
  • 書類で管理しているものが多いため、無駄なものを整理してスペースを空けたい
  • 改善案はいろいろ思いついているものの、何から手をつけてよいのかわからない
  • チームの人数が増えてきたため、今後のために現状業務を見直したい

研修内容・特徴outline・feature

膨大な情報が飛び交う中で、自組織の事業展開に必要なものを適切に取捨選択して成果物を作っていく時代においては、ビジネスパーソン個々人が「整理力」を高める必要があります。本研修では書類や電子ファイルの整理の進め方とポイントを、秩序ある状態を作る整理フェーズ・その状態を維持する整頓フェーズの２つに分けて解説します。

生産性の高い仕事の基盤を作るために不要なものの廃棄・用途ごとの分類・作業を想定した収納と、管理ルールの徹底を職場で実践できるように導きます。

到達目標goal

  • ①「一つひとつの業務整理がチームや組織の業務効率化につながる」という認識で職場環境の改善に取り組める
  • ②今使っている書類や電子ファイルの発生・保管・保存・廃棄のサイクルを洗い出し、フローを整備できる
  • ③個々の業務改善における生産性向上・リスク管理の目的を明確にし、組織・チームに共通認識をもたせられる

研修プログラムprogram

  内容 手法
  • １．今なぜ整理力が求められるのか
    【ワーク】本日みなさんが、「整理力」を学ぼうと思ったきっかけは何か
    （１）整理力が求められる背景とは
    （２）時代の流れと整理力の必要性
 講義
ワーク
  • ２．あらためて整理の目的を考える
    （１）整理された書類・データは仕事の基盤
    （２）目的を踏まえた整理の重要性
    【ワーク】職場において「整理したい」と思うものを挙げ、それらの整理によって最終的にどのような目的 （「生産性向上」か「リスク対策」か）につながるのかを考えてみる
    （３）「整理」と「整頓」を分けて考える
講義
ワーク
  • ３．「整理」～生産性の高い仕事の基盤を作る
    （１）"混沌"から"秩序"のある状態へ
    （２）ＳＴＥＰ１～要らないものを「廃棄」する
    【ワーク】紙の書類の量を現状の三分の一に減らさなければならないとしたら、どのようなラインでの廃棄基準を設けるか考える
    （３）ＳＴＥＰ２～用途を踏まえて「分類」する
    【ワーク】整理したいと考えている、職場の書類や電子ファイルをリストし、それらの使われ方をイメージしながら、どのような括り方に分類すれば、仕事の生産性が上がるかを考える
    （４）ＳＴＥＰ３～作業シーンを想定して「収納」する
    （５）ＳＴＥＰ４～管理のためのルールを決める
 講義
ワーク
  • ４．「整頓」～生産性の高い仕事環境を維持する
    （１）文書のライフサイクル
    （２）「発生」フェーズでのポイント
    （３）「保管」フェーズでのポイント
    （４）「保存」フェーズでのポイント
    （５）「廃棄」フェーズでのポイント
    【ワーク】整理された状態を維持しながら書類や電子ファイルをマネジメントしていくにあたり、誰にどのような役割を担ってもらうかを考える
講義
ワーク
  • ５．まとめ
 ワーク

企画者コメントcomment

仕事が忙しくなると「これまでこのフローでやってきたから」「今は改善活動をする暇がない」と問題点をあえて見失うこともあるのではないでしょうか。しかしそれでは現実から目を背けるばかりで、いつまでたっても解決には至りません。本講座は、なぜ整理整頓をする必要があるのか、すっきり整っている状態というのはどのようなものかを明確にして、業務改善までの道筋を通すところからスタートします。
快適な職場環境が作られると、メンバーとのコミュニケーションも充実し、新たなアイデア創出・共有がなされやすくなります。このプログラムは職場の活性化という観点からもおすすめです。

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受講者の評価evaluation

本テーマの評価

内容：大変理解できた・理解できた

96.7%

講師：大変良かった・良かった

95.7%

※2023年10月～2024年9月

実施、実施対象
2023年8月　　　　　7名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
85.7%
参加者の声
  • ドキュメント整理のプロジェクトがありますので、そのプロジェクトとして、まずはドキュメント類の整理を開始する前に一度現状を把握するところから始める、という動きができればと思います。
  • まず職場の情報の全体像を把握して、取捨選択し、不要なものを廃棄するところから取り組みます。そのうえで、必要な情報を整理し、整頓していくことを実践し、それを職場内に共有していきたいと思います。
  • ファイル名の付け方や、ある会社のデータ保管方法の例など、具体的な活用法が分かりやすく、活かしていきたいと思う。ルールを決めてみんなに周知をして実行する。

実施、実施対象
2023年7月　　　　　5名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • どんな風にフォルダを分けることや、まとめることなどをすればよいかが分かったので、同僚、上司と相談して事務所を整理整頓していきます。
  • 書類は紙がほとんどでしたので、今後はＰＤＦで保管し、紙の削減もしていきたいです。常に廃棄などのことも考え、日常の業務でも工夫していきます。
  • 出来る事から整理整頓を行います。そして、廃棄できるものは思い切って手離していきたいです。自分一人でやろうとせずに、周りを巻き込んで取り組みます。
  • 紙での管理だけでなく、データ管理について学んだことを活かしていきます。不要なものを廃棄する気持ちになれました。

実施、実施対象
2023年6月　　　　　8名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
87.5%
参加者の声
  • 書類の整理に関して、どこから手を付ければいいか理解できていなかった部分があったため、まずは廃棄を適切に行いつつ、保管資料と保存資料の分別を行いたい。
  • 自分のデスク内や、パソコン上のフォルダ管理等生産性の高い状態を維持する。電子ファイルの取り扱いについて、今回学んだように分かりやすく管理できるようにしたい。
  • 日々、整理整頓することで個人・チームの業務効率向上に結び付くとわかっていたと思っていたが、保管・保存は異なるものということを理解できたことがよかった。早速、混沌としたフォルダの整理を行っていきたい。
  • 書類の整理に関してどこから手を付ければいいか理解できていなかった部分があったため、まずは廃棄を適切に行いつつ、保管資料と保存資料の分別を行いたい。
  • 電子ファイルの発生・保管・保存・廃棄までの各フェーズのルールを策定し、各メンバーへ保管と保存の違い等を共有する。管理にバラつきがないよう運用していきたい。

実施、実施対象
2023年5月　　　　　3名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 生産性向上、リスク対策など、組織として電子化の準備の必要性や整理することの重要性を学ぶことができました。脱属人化の活動をすすめている中で、自分が次にやるべきことが明確になり、大変有意義な時間でした。
  • ルールや管理者を明確にし、文書のライフサイクルに沿って効率の良い環境にしていきたいと思います。上長を巻き込んでもよいと背中を押してもらえたので、しっかりと上長にも参加してもらって効率化を進めていきます。

実施、実施対象
2023年1月　　　　　6名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • まずは念のため残してしまっているデータや紙の資料の廃棄作業から始めたいと思います。整理後の状態を維持することは難しいと思いますが、保存ルールを徹底化し、定期的チェックを行い、維持管理に努めます。
  • メンバーが守れる保管ルールへの変更を行います。また、溜まっている過去ファイルの廃棄をしていきたいと思います。
  • 本日学んだ「整理力」をもって、社内で乱雑になっている書類・電子ファイルを、それぞれの用途に合わせた保管、保存を行うことのできるルール作りを進めていきたい。

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内容をよく理解・理解
96.7％
講師がとても良い・良い
95.7％

※2023年10月～2024年9月

年間実績公開講座の年間実績
受講者数※1
名
開催数※1
回
講座数※2
種
類
WEBinsource
ご利用社数※2
社

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